Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) - 30 Std./Woche

Als unser neuer Office Manager / Front Office Coordinator (all genders) in Hamburg bist du weit mehr als die „gute Seele" des Büros - du bist das Gesicht und der Puls unseres Standorts. Während unsere 230 Tech- und Consulting-Profis in der DACH-Region an den digitalen Plattformen für Marken wie die Hamburger Hochbahn, Leica, TUI Cruises oder das ZDF bauen, schaffst du hinter den Kulissen die perfekte Wohlfühlatmosphäre. Bei JAKALA verwaltest du nicht nur ein Büro: Mit echter Gastgeber-Mentalität und Organisationstalent machst du unseren Hamburger Standort zu einem Ort, an dem Gäste und Kolleg:innen gleichermaßen gerne ankommen.

Aufgaben

Front Office & Empfang

* Erster Eindruck: Du bist die erste Anlaufstelle im Büro und repräsentierst unser Unternehmen professionell gegenüber Gästen und dem Team.
* Kommunikation: Du betreust die Telefonzentrale und leitest Anfragen schnell an die richtigen Kolleg:innen weiter.
* Gastfreundschaft: Du empfängst Besucher:innen, bereitest die Meetingräume vor und koordinierst die Bewirtung.
* Wohlfühlatmosphäre: Du achtest darauf, dass unser Empfang und die Gemeinschaftsflächen immer sauber, ordentlich und einladend aussehen.
* Logistik: Du nimmst Post, Pakete sowie Kuriersendungen an und verteilst sie im Haus.

Office Organisation

* Büroalltag: Du erledigst klassische administrative Aufgaben wie die Korrespondenz, Ablage und die Koordination von Dokumenten.
* Raumplanung: Du behältst den Überblick über unsere Meetingräume und koordinierst Buchungen sowie kurzfristige Umbuchungen.
* Schnittstelle: Du stimmst dich direkt mit externen Dienstleistern wie der Reinigung, dem Hausmeister oder Handwerksbetrieben ab.
* Team-Support: Du unterstützt im täglichen Office-Betrieb und hast immer ein offenes Ohr für die spontanen Anliegen des Teams.

Office Culture

* Events: Du unterstützt uns bei der Vorbereitung von kleinen internen Formaten, wie dem gemeinsamen Frühstück oder Lunch.
* Teamspirit: Du trägst aktiv zu einer positiven, offenen und wertschätzenden Atmosphäre im Büro bei.

Qualifikation

* Erfahrung: Du hast bereits im Office- oder Empfangsbereich gearbeitet (z. B. als Teamassistenz, Front OfficeManageroder OfficeCoordinator). Auch als Quereinsteiger:in aus der Hotellerie, dem Kundenservice oder der Gastronomie bist du bei uns goldrichtig!
* Digitales Werkzeug: Du bist sicher im Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) und hast keine Berührungsängste mit Kommunikationstools wie Slack.
* Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, behältst auch an lebhaften Tagen den Überblick und hast Spaß daran, Dinge zu organisieren.
* Gastgeber-Mentalität: Du punktest mit einem offenen, freundlichen und stark serviceorientierten Auftreten.
* Arbeitsweise: Auf dein Wort ist Verlass. Du arbeitest selbstständig, denkst mit und siehst einfach, wo gerade Arbeit anfällt.
* Sprachen: Du kommunizierst fließend und stilsicher auf Deutsch (C1/C2) und bringst gute Englischkenntnisse für internationale Gäste mit.
* Persönlichkeit: Du bist ein echter Teamplayer mit freundlichem, professionellem Auftreten und Hands-on-Mentalität.

Benefits

* Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache) in unserem Hamburger Office.
* Verantwortung und Gestaltungsspielraum im Kontext eines internationalen Unternehmens.
* Unterstützung bei deiner Mobilität (Deutschlandticket), Gesundheit (Urban Sports Club) und nachhaltigen Arbeitsweisen (Bikeleasing).
* Regelmäßige Team-Formate wie gemeinsames Frühstück/Lunch, bei denen Austausch und Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen.
* Wenn du willst: Einstieg in unsere Hamburger Band (Schlagzeuger:in gesucht).

Wir sind überzeugt: Vielfalt macht uns besser. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Hintergründe - unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Behinderung, Identität oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen.