Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) – Immobilienverwaltung

Stellenbeschreibung

Willkommen im Backoffice – aber alles andere als im Hintergrund.
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Du liebst es, wenn Prozesse rundlaufen, Zahlen stimmen und Organisation nicht dem Zufall überlassen wird? Dann bist du vielleicht genau die Unterstützung, die unsere Geschäftsführung sucht. Bei Wentzel Dr. verwalten wir nicht nur Immobilien – wir sorgen dafür, dass auch im Hintergrund alles reibungslos funktioniert: Zahlungen, Kautionen, Dokumente, Kommunikation und vieles mehr.
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In dieser abwechslungsreichen Rolle arbeitest du eng mit unserer Geschäftsführung zusammen und wirst zur organisatorischen Drehscheibe im Team. Du unterstützt im Tagesgeschäft, übernimmst Verantwortung für Themen wie E-Banking, Kautionsverwaltung, Softwarebetreuung und kleinere Projekte und vertrittst unsere langjährige Kollegin im Sekretariat bei Abwesenheiten.
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Kurz gesagt: Dich erwartet keine klassische Assistenzstelle, sondern eine vielseitige Vertrauensposition mit einem abwechslungsreichen Aufgabenmix, viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
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Klingt nach einer spannenden Aufgabe? Dann bewirb dich jetzt – wir freuen uns auf dich!

Deine Aufgaben

• Die rechte Hand der Geschäftsführung: Du unterstützt unsere Bereichsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst organisatorische Themen und sorgst dafür, dass Termine, Unterlagen und Abläufe zuverlässig vorbereitet sind
• Organisation mit Überblick: Gemeinsam mit deiner Kollegin hältst du das Sekretariat am Laufen und übernimmst ihre Vertretung bei Urlaub oder Abwesenheit
• E-Banking & Zahlungsprozesse: Du betreust unsere E-Banking-Software, unterstützt bei administrativen Aufgaben rund um Zahlungsabläufe und behältst auch bei vielen Konten den Überblick
• Kautionsverwaltung mit Sorgfalt: Du bearbeitest Themen rund um Mietkautionen, prüfst Zahlungseingänge, unterstützt bei Freigaben und sorgst für eine ordnungsgemäße Dokumentation
• Projekte & Digitalisierung: Du unterstützt bei Sonderaufgaben und Projekten, begleitest die Einführung und Betreuung von Softwarelösungen und bringst dich aktiv bei organisatorischen Verbesserungen ein
• Struktur schaffen: Du pflegst Stammdaten, bearbeitest digitale Vorgänge und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden

Dein Profil

• Fundierte Basis: Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich – z. B. als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Immobilienwirtschaft oder Verwaltung – und bringst idealerweise bereits Berufserfahrung im Assistenz- oder Verwaltungsbereich mit
• Organisation ist deine Stärke:  Du arbeitest strukturiert, behältst auch in turbulenten Situationen den Überblick und hast Freude daran, Dinge zuverlässig zu koordinieren
• Zahlenverständnis inklusive:  Zahlungsprozesse, Kautionsverwaltung oder E-Banking schrecken dich nicht ab – du arbeitest sorgfältig und hast ein gutes Gespür für kaufmännische Abläufe
• Digital fit:  Du arbeitest sicher mit MS Office und digitalen Anwendungen und findest dich schnell in neue Programme und Softwarelösungen ein
• Eigenverantwortung & Diskretion:  Du arbeitest selbstständig, gehst verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um und bist eine verlässliche Unterstützung für die Bereichsleitung

Warum wir?

• Flexibilität, die zu dir passt: Starte deinen Tag zwischen 7:00 und 9:00 Uhr – so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst du einen Tag die Woche bequem im Homeoffice arbeiten
• Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYM  Wellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticket  oder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus:Â Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub:Â Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen

Kontakt

Fragen? Ich bin für dich da!  Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir,  Vanessa Mauri Stephan , unter 0171 7633860 . Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Kleiner Hinweis: Schau nach deiner Bewerbung auch mal in deinen Spam-Ordner – manchmal landen unsere Nachrichten dort.