Executive Assistant to the CEO (m/w/d)

Das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein international tätiges Unternehmen mit Sitz in Hamburg, das sich durch ein modernes, professionelles und dynamisches Umfeld auszeichnet. Der CEO verantwortet globale Projekte und strategische Themen – für die effiziente Steuerung seines Tagesgeschäfts wird für befristet eine erfahrene und souveräne Assistenz gesucht, die mitdenkt, organisiert und den Überblick behält.

Sie sind ein Organisationstalent mit Gespür für Prioritäten, kommunizieren sicher auf Englisch und behalten auch in anspruchsvollen Situationen einen kühlen Kopf? Dann ist dies Ihre Chance, in einer zentralen Rolle Verantwortung zu übernehmen.

Aufgaben

• Planung, Strukturierung und laufende Abstimmung des Terminkalenders des CEO inklusive internationaler Reisen, Meetings und Veranstaltungen.
• Ansprechpartner:in und Vertrauensperson für interne und externe Partner – Sie koordinieren Kommunikation, Unterlagen und Prozesse.
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe im Office des CEO, inklusive Koordination von Dienstleistern und Besuchermanagement.
• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Meetings, Entscheidungsprozessen und Events.
• Unterstützung bei internen Projekten, Präsentationen und ggf. Kommunikationsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens.

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung (5–10 Jahre) im Bereich Assistenz, Office-Management oder Projektkoordination.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Erfahrung im internationalen oder größeren Unternehmensumfeld von Vorteil. Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Kommunikation auf Deutsch.
• Strukturierte Arbeitsweise, Entscheidungsstärke und hohe Eigenständigkeit
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationstalent und professionelles Auftreten.
• Bereitschaft, regelmäßig vor Ort im Hamburger Büro präsent zu sein (ca. 4 Tage pro Woche).

Vorteile

• Enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung in einem internationalen Umfeld.
• Verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum und hoher Sichtbarkeit.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung: Teilzeit (ca. 30 Stunden) oder Vollzeit möglich.
• Attraktives Gehaltspaket bis zu 85.000 EUR – abhängig von Erfahrung und Umfang.
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit wertschätzender Unternehmenskultur.