Sekretär:in (Junior) (all genders) - Institut für Geschichte und Ethik der Medizin/Medizinhistorisches Museum

Das macht die Position aus

Sie werden als Sekretär:in unterstützend bei der Durchführung der Angebote des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin tätig sein. Das Institut gehört zum Zentrum für Psychosoziale Medizin und vermittelt die geistigen, historischen und ethischen Grundlagen ärztlichen Handelns in der Lehre und der Forschung.

Am Institut für Geschichte und Ethik der Medizin arbeiten 8 wissenschaftliche und rund 5 nicht-wissenschaftliche Mitarbeiter:innen sowie eine variable Anzahl studentischer Hilfskräfte und Ehrenämtler:innen.

Das Profil des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin finden Sie unter

Ihre Aufgaben:

• Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes des Sekretariats sowie Koordination der anfallenden Aufgaben, überwiegend ab 12 Uhr
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch), Weiterleitung und Überwachung von Anträgen (Dienstreisen, IT, Instandhaltung)
• Unterstützung bei der Lehrkoordination: Eingangsbestätigung von Prüfungsleistungen, Sicherstellen der Bewertungsergebnisse, technische Unterstützung (Ausgabe Mikrofon, Scanner, Headset)
• Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Mailings/Einladungen
• Vorbereitung von (Online-)Sitzungen, Protokollführung
• Veranstaltungsvor- und nachbereitungen (Bereitstellung der Räumlichkeiten, Technikauf- und abbau, z. B. Beamer, Leinwand)
• Unterstützung der Institutsleitung bei Personalangelegenheiten (Einrichtung E-Mail Account, Schlüsselübergabe, Beantragung der Einrichtung eines PC-Arbeitsplatzes)
• Unterstützung des betrieblichen Workflows

Diese Position ist mit 50% der regelmäßigen wöchtentlichen Arbeitszeit ab dem 15.03.2026 für zwei Jahre befristet zu besetzen.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Selbständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
• Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, Outlook) bzw. Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
• Kenntnisse der Tarifverträge TVöD (VKA) und TV-Ärzte
• Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
• Fähigkeit zum ergebnis- und serviceorientierten Arbeiten, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit, Diskretion, Einsatzbereitschaft, Koordinations- und Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit

Wünschenswert

• Erste Berufserfahrungen
• Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation/-koordination, zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zu Diensten außerhalb der Kernarbeitszeit (ca. 5-10 Veranstaltungen im Jahr)

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände