Office Manager (m/w/d) Die gute Seele & Organisations-Profi

Wir treten an für Kinder, ihre Zukunft und eine chancengerechtere Welt.

Wir sind das kinderzimmer - und wir sind mehr als eine Kindertagesstätte. Wir schaffen an über 30 Standorten für unsere 3.000 Kinder einen sicheren Hafen für ihre frühkindliche Entwicklung und geben ihnen einen liebevollen Ort zum gemeinsamen Wachsen, spielerischen Lernen und Entdecken.
Unsere rund 700 Mitarbeiter:innen übernehmen täglich Verantwortung für die wichtigste Aufgabe der Welt: Die bindungs- und bedürfnisorientierte Begleitung dieser ersten wichtigen und prägenden Jahre. Denn damit stellen wir die Weichen für einen positiven Blick der Kinder auf die Welt.

Und dafür suchen wir - Dich!

Werde Teil unseres sympathischen, motivierten Teams und unterstütze uns in unserer Zentrale in Hamburg-Othmarschen ab sofort als Office Manager (m/w/d) in Vollzeit.

Als zentrale Schnittstelle hältst Du die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft.

Deine Aufgaben:

Büroorganisation & First Impression

• Du bist das freundliche Gesicht und die Stimme unseres Unternehmens und sorgst für einen professionellen ersten Eindruck - persönlich wie telefonisch.

Einkauf & Bestellwesen

• Du behältst Bestände im Blick und steuerst den Einkauf von Bürobedarf, Kita-Ausstattung und IT-Hardware inklusive Preisrecherche und Lieferantenabstimmung.

Post- & Dokumentenmanagement

• Du digitalisierst unseren Posteingang, verteilst Sendungen effizient und stellst sicher, dass Infos schnell bei den richtigen Personen landen.

Event & Catering

• Du organisierst Catering und Events – von Kundenterminen bis zu internen Feiern – und sorgst für eine einladende Atmosphäre.

Versicherungen

• Du bist erste Ansprechperson für alle Themen rund um Versicherungen.

Sonderprojekte & Support

• Du unterstützt bei Projekten und springst flexibel für Kolleg:innen ein, wenn Unterstützung gebraucht wird.

Facility & Fleet Management

• Du koordinierst Reinigungsdienstleister, hältst den Draht zu unseren Standortleitungen und sicherst unsere Qualitätsstandards.

• Du verwaltest unseren Fuhrpark, planst Wartungen und bist erste Anlaufstelle für die Nutzer:innen der Firmenfahrzeuge.

• Du verantwortest das Schlüssel- und Zutrittsmanagement.

Das erwartet Dich bei uns

• Sinnvolle Tätigkeit: Eine verantwortungsvolle Position in einem Arbeitsumfeld, das einen wichtigen gesellschaftlichen Beitrag leistet
• Arbeitsumfeld: Ein modernes Büro in Hamburg mit flexiblen Arbeitszeiten und einer offenen Unternehmenskultur

Das wünschen wir uns von Dir

Fachliche Qualifikationen:

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmanagement, Hotelfach oder Ähnliches).

• Berufserfahrung: Idealerweise bringst du bereits Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer assistierenden Funktion mit.

• IT-Affinität: Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (besonders Outlook und Excel) und scheust Dich nicht vor digitalen Tools für das Flottenmanagement oder die Postbearbeitung.

• Sprachgefühl: Du kommunizierst sicher und fehlerfrei in Wort und Schrift (Deutsch) – Englischkenntnisse sind ein Plus.

• Organisationstalent: Du kannst Aufgaben priorisieren – auch wenn das Telefon klingelt, während ein Lieferant vor der Tür steht.

Deine Persönlichkeit:

• Die „Service-Gen“-Mentalität: Du siehst dich als interner Dienstleister. Du hilfst gerne, bist gastfreundlich und hast ein Auge für Details (z.B. wenn die Kaffeebohnen im Meetingraum leer sind).

• Lösungsorientierung: Wenn ein Problem auftaucht (z.B. Reinigungsfirma kommt nicht), suchst du nicht nach dem Schuldigen, sondern nach einer schnellen Lösung.

• Souveränes Auftreten: Auch in stressigen Phasen bleibst du die Ruhe selbst und behältst den Überblick.

• Durchsetzungskraft: Bei der Koordination von Dienstleistern oder im Fuhrparkmanagement kannst du freundlich, aber bestimmt auftreten, um Termine und Standards durchzusetzen.

• Diskretion: Du gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Daten (Schlüssel, Post, Verträge) um.

Du bekommst von uns

• Eine gratis Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Ein vergünstigtes Deutschlandticket
• Eine Kita-Platz Garantie für Deine Kinder und bis zu 200€ Zuschuss zu Deinem Elterneigenanteil
• Einen kostenfreien Zugang zur Mental Health Plattform „Bloom" mit unlimitierter Unterstützung durch Coaches, Psycholog:innen, Apps und Seminare
• Attraktive Rabatte & Angebote über die Plattform "Corporate Benefits"
• Monatlich 50 € Edenred-Guthaben zum flexiblen Nutzen oder Ansparen
• Flexibles Arbeiten mit Deinem eigenen Firmen-MacBook und iPhone
• Extra Jubiläumsurlaub & bis zu 6 Monate Sabbatical Option
• Zugang zu verschiedenen Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen Zuschuss zu Deiner betrieblichen Altersvorsorge
• Ein exklusives Onboarding-Programm mit zertifizierten Trainings

Überzeugt?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

KMK Kinderzimmer GmbH & Co. KG

Sophia Bengsch
Recruiting Manager

Jürgen-Töpfer-Str. 44, Haus 15
22763 Hamburg

Über uns

Kinder im Herzen.
Und im Herzen Kinder.

Das kinderzimmer ist mehr als eine Kita. Wir machen Kinder stark fürs Leben und fit für die Zukunft. Ihren Eltern machen wir das Leben ein bisschen leichter, indem wir helfen, Familie und Beruf zu vereinbaren. Denn wir finden: Eine gute Kita richtet sich danach, was gut für die Familie ist – und nicht umgekehrt.

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