Office & Contract Administration Specialist (m/w/d)

**Die IRS Group **

Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg.

Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung alsals Office & Contract Administration Specialist (m/w/d).

**Deine Aufgaben **

Deine Rolle bei uns

In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen.

In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben:

• Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen
• Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen
• Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation
• Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung)
• Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung
• Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen
• Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen
• Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation
• Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen
• Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation)
• Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support

Dein Profil ⭐

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als

• Kaufleute für Büromanagement (m/w/d)

• Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)

• oder eine vergleichbare Qualifikation

• Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration

• Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen

• Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise

• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion

• Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen

• Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen

• Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise

** Was wir bieten **

• Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation
• Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln
• Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern
• Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung
• Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen
• Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub
• Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern
• Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken
• Company Bike

**Bewirb Dich jetzt **

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IRS Karosserie & Lack GmbH
Eidelstedter Platz 18
22523 Hamburg