Executive Assistant & Office Management (m/w/d) - Elternzeitvertretung

Über uns

Wir sind eine führende Agentur für Live-Kommunikation und entwickeln unvergessliche Markenerlebnisse – von Events über Messen bis hin zu hybriden und digitalen Formaten. Unsere Mission ist es, Menschen und Marken auf einzigartige Weise zu verbinden. Dafür suchen wir eine:n Strateg:in, der:die mit kreativer Denke, analytischem Gespür und einem tiefen Verständnis für Marken und Zielgruppen unsere Konzepte auf das nächste Level hebt.

Du hast eine offene und positive Persönlichkeit, auf die man sich verlassen kann? Außerdem möchtest du dein Organisationsgeschick voll ausleben und unsere Geschäftsführung und Team in operativen sowie strategischen Day-to-Day-Aufgaben unterstützen – und das in einer befristeten Elternzeitvertretung bis voraussichtlich Februar/März 2027. Dabei nimmst du gleichzeitig die Rolle als gute Seele in einem motivierten Team ein. Es ist dir wichtig, Dinge voranzutreiben, deine Kolleg:innen zu unterstützen und in einer wertschätzenden Atmosphäre zu arbeiten? Dann hast du beste Voraussetzungen, ein Teil unseres Teams zu werden.
Uns ist wichtig: Auch wenn die Stelle zunächst befristet ist, sind wir grundsätzlich daran interessiert, im Anschluss gemeinsam zu prüfen, ob eine langfristige Zusammenarbeit möglich ist.

Deine Aufgaben

Executive Assistant & Office Management

• Als Assistenz unterstützt du die Geschäftsführung und entlastest diese sowie unser Team in der Verwaltung sowie in den Bereichen Termin- und Belegmanagement.
• Dabei fungierst du als Allrounder:in und bearbeitest vertrauliche Anliegen innerhalb der Organisation.
• Neue Ideen und Ansätze von der Geschäftsführung, recherchierest bzw. verfolgst du und arbeitest diese weiter aus.
• Du übernimmst die Organisation sowie die Vor- und Nachbereitung von Meetings, wozu u.a. die Erstellung von Präsentationen gehört.
• Du packst im Office gemeinsam mit dem Team an und bist für alles verantwortlich, was nicht Teil der normalen Agenturarbeit ist (von der Organisation unserer Office-Räumlichkeiten bis hin zur Erledigung verschiedener Einkäufe).
• Du koordinierst Dienstleister:innen, kümmert dich um alle Anliegen in unserem Office - sorgst gleichzeitig für eine gute Arbeitsatmosphäre und machst unser Büro zu einem noch schöneren Ort.
• Du behältst unsere Mietobjekte und deren Belange im Blick.
• Du kümmerst dich um alle Anliegen im Office und sorgst für gute Laune und eine entspannte Arbeitsatmosphäre.

People & Culture:

• Außerdem bist du für das operative HR Management von Island Collective zuständig. Dazu zählen das Vertragsmanagement, die On- und Offboardingprozesse und die vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Zusätzlich verwaltest du personalrelevanten Themen, wie die Geburtstage, Jubilare, Kündigungsfristen etc.
• Du unterstützt pro aktiv die Optimierung der internen HR Prozesse wie zum Beispiel die Organisation, Umsetzung und Weiterentwicklung der On- und Offboardingprozesse.
• Außerdem bist du für die Betreuung der Mitarbeiterentwicklung und -zufriedenheit (Fort- und Weiterbildungen) zuständig
• Du entwickelst und planst Teambuildingmaßnahmen (interne Events wie Strukturtage, Festivals, Workshops, Weihnachtsfeiern uvm.) und setzt diese um.

Deine Qualifikationen

• Erste Erfahrungen im Office- oder Teamassistenzbereich, idealerweise ergänzt durch administrative HR-Erfahrung
• Du hattest erste Berührungspunkte mit der vorbereitenden Gehaltsabrechnung sowie erste Kenntnis von lohnsteuer-, sozialversicherungs- und arbeitsrechtlichen Themen
• Zusätzlich besitzt du Fingerspitzengefühl, Empathie und hast ein selbstsicheres, sympathisches & offenes Auftreten
• Im besten Fall ist auch Personio kein Fremdwort für dich.
• Deine Arbeitsweise wird durch ein strukturiertes Denken und eigenverantwortliches Handeln geprägt
• Dich zeichnet Kommunikationsstärke und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort & Schrift aus
• Du bringst eine hohe Zuverlässigkeit, Engagement, Souveränität, ein hohes Maß an Loyalität mit und Diskretion ist für dich selbstverständlich.
• Deine selbstständige sowie lösungsorientierte Arbeitsweise zeichnen dich aus.
• Flexibilität in einem dynamischen Umfeld ist für dich kein Problem und du verfügst zusätzlich über ein Auge für Details.
• Du bist ein wahres Organisationstalent und arbeitest gerne selbständig und lösungsorientiert.
• Du bringst eine Hands-On-Mentalität mit und gehst somit Dinge, die zu erledigen sind, direkt an.
• Du besitzt eine gute Sprach- und Schreibkompetenz und bist zusätzlich mit den gängigen Office-Programmen vertraut.

Unsere Benefits

• Du arbeitest in einem tollen Team mit viel Spaß an der Arbeit auf St. Pauli
• Regelmäßige Teamevents, Grill & Pizza Abende, Teamfrühstück uvm.
• Hunde sind bei uns jederzeit herzlich Willkommen
• Übernahme des Deutschland Tickets
• Jobrad
• Eine 4- Tage- Woche mit 32 Stunden
• Die Möglichkeit vier Wochen im Jahr remote zu arbeiten
• Eine betriebliche Altersvorsorge

Ansprechpartner

Svenja Martens

Island Collective GmbH
Clemens-Schultz-Straße 70
20359 Hamburg

Hast du Fragen?
Dann rufe mich gerne an und wir klären deine Fragen auf dem direkten Weg:
040 3344210 41