Buchhalter / Office Manager (m/w/d)

Über ClinicOS

NoscAi entwickelt ClinicOS – die KI-gestützte Praxissoftware, die deutsche Ärzte wirklich entlastet. Cloudbasiert, Made in Germany, DSGVO-konform. Unsere Plattform übernimmt Dokumentation, Arztbriefe, Terminmanagement, Abrechnung und Telefonie. Das Versprechen an unsere Kunden: bis zu 2 Stunden Zeitersparnis pro Tag.

Die Lage

Wir wachsen schnell. Jeden Monat kommen neue Kunden, neue Mitarbeiter und neue Verträge dazu – und mit ihnen Rechnungen, Belege, Zahlungen und tausend kleine Dinge, die einfach laufen müssen. Bisher wird das nebenbei erledigt. Das funktioniert bei zehn Leuten. Es funktioniert nicht bei dreißig.

Genau deshalb suchen wir dich. Du baust das administrative Rückgrat des Unternehmens auf: eine Buchhaltung, in der nichts liegen bleibt. Verträge, die man findet, wenn man sie braucht. Ein Büro, das läuft, ohne dass jemand daran denken muss. Es ist keine Rolle im Hintergrund – es ist die Rolle, die dafür sorgt, dass alle anderen ihre Arbeit machen können.

Die Rolle

Du verantwortest Buchhaltung und Administration bei NoscAi – von der laufenden Finanzbuchhaltung über die Rechnungsstellung bis zum Office Management. Du buchst selbst, du wartest nicht auf den Steuerberater. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist die Person, bei der administrative Themen nicht landen, sondern erledigt werden.

Was du konkret tust:

• Du verantwortest die laufende Finanzbuchhaltung eigenständig: Kontierung und Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, Debitoren, Kreditoren, Banken

• Du erstellst die Umsatzsteuervoranmeldungen und bereitest Monats- und Jahresabschlüsse in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vor

• Du stellst Rechnungen an unsere Kunden, behältst Zahlungseingänge im Blick und kümmerst dich um das Mahnwesen

• Du lieferst die Unterlagen für unsere externe Lohnabrechnung zu und hältst Personalunterlagen aktuell – Verträge, Bescheinigungen, On- und Offboarding

• Du baust ein Vertrags- und Dokumentenmanagement auf, in dem man alles findet

• Du hältst das Büro am Laufen: Bestellungen, Post, Dienstleister, Termine

• Du digitalisierst und automatisierst administrative Prozesse – mit KI-Tools, die wir dir zur Verfügung stellen

Dein Entwicklungspfad

Du wirst strukturiert eingearbeitet – in unsere Tools, unsere Prozesse und die Zusammenarbeit mit Steuerberater und Geschäftsführung. Du übernimmst schnell eigenständig Verantwortung für deinen Bereich.

Mit dem Wachstum wächst deine Rolle: mehr Verantwortung in Finance und Operations, Aufbau eigener Prozesse und Strukturen, perspektivisch die Leitung des Bereichs. Du bestimmst das Tempo.

Fachlich:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Steuerfachangestellte/r, Buchhalter/in) – eine Weiterbildung zum/zur Finanzbuchhalter/in ist ein Plus

• Mehrjährige Erfahrung in der Finanzbuchhaltung – du kontierst und buchst laufende Geschäftsvorfälle eigenständig, nicht nur vorbereitend

• Sicherer Umgang mit DATEV oder vergleichbaren Buchhaltungstools

• Sehr gutes Deutsch (C2 oder Muttersprache)

• Sicherer Umgang mit modernen Software-Tools – Tabellen, digitale Ablage, Kommunikationstools

Charakterlich:

• Genau und zuverlässig: Bei dir stimmen die Zahlen, und Fristen sind Fristen.

• Ownership: Wenn ein Thema auf deinem Tisch landet, ist es dein Thema – bis es erledigt ist. Du wartest nicht darauf, dass jemand nachfragt.

• Diskret: Du gehst mit Gehältern, Verträgen und Firmendaten so um, wie man es erwarten darf.

• KI-begeistert: Du integrierst KI-Tools aktiv in deine tägliche Arbeit. Wer sagt „Das brauche ich nicht", passt nicht zu uns.

• Strukturiert im Chaos: Ein Startup ist kein Konzern. Prozesse, die es noch nicht gibt, baust du selbst.

Wertvoll, aber kein Muss:

• Erfahrung in einem Startup oder schnell wachsenden Unternehmen

• Erfahrung mit Monats- und Jahresabschlüssen

• Erfahrung mit Vertragsverwaltung oder Personaladministration

Was du bekommst

Vergütung: Ein faires Fixum mit klarer Entwicklungsperspektive. Transparente Stufen, nachvollziehbare Erwartungen – kein Verhandlungspoker.

Standort & Ausstattung:

• Modernes Büro in zentraler Lage am Jungfernstieg, direkt an der Alster

• MacBook und iPhone von Tag eins

Entwicklung & Kultur:

• Strukturiertes Onboarding mit klarem Plan für deine ersten 90 Tage

• Wöchentliche 1:1-Termine mit deiner Führungskraft

• Externes Coaching, das dich gezielt weiterbringt

• Klar definierte Karrierestufen – du weißt, wann der nächste Schritt ansteht

KI-Ausbildung: Wir sind ein KI-First-Unternehmen. Das heißt für dich:

• Zugang zu allen relevanten KI-Tools auf Firmenkosten

• Interne KI-Workshops und regelmäßige Skill-Updates

• Du arbeitest mit Menschen, die KI nicht „auch mal nutzen", sondern täglich produktiv einsetzen

Benefits:

• Sport-Zuschuss über Wellpass

• Regelmäßige Team-Events