Kaufmännische Referentin / Objekt- und Instandhaltungskoordinatorin (m/w/d)

Das Unternehmen

Unser Mandant ist ein international aufgestelltes Unternehmen mit einem deutschlandweiten Standortnetzwerk.

Für das Hamburger Support Office suchen wir ab sofort und in unbefristeter Festanstellung eine Kaufmännische Referentin / einen Objekt- und Instandhaltungskoordinator (m/w/d), die bzw. der Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen, Abläufe zu optimieren und die Infrastruktur zahlreicher Standorte aktiv mitzugestalten.

In dieser vielseitigen Position verbinden Sie organisatorisches Geschick mit technischem und kaufmännischem Verständnis. Sie koordinieren externe Partner, behalten unterschiedlichste Themen im Blick und sorgen mit pragmatischen Lösungen für reibungslose Abläufe. Dabei profitieren Sie von kurzen Entscheidungswegen, einer engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und viel Freiraum für eigene Ideen.

Aufgaben

• Verantwortung für die Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Gebäude-, Facility- und Shop-Infrastruktur eines deutschlandweiten Standortnetzwerks
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister, Handwerksbetriebe, Lieferanten und Vermieter
• Aufbau und Pflege eines zuverlässigen Netzwerks aus Service- und Wartungspartnern
• Unterstützung im Mietvertragsmanagement sowie bei immobilienwirtschaftlichen Fragestellungen
• Prüfung und Bearbeitung von Nebenkostenabrechnungen in Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Koordination, Priorisierung und Nachverfolgung von Anfragen und Maßnahmen über ein Ticketsystem
• Mitwirkung an standortbezogenen Projekten sowie an der Optimierung von Prozessen im Facility- und Property-Management
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische, technische oder immobilienwirtschaftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Facility Management, Property Management, Gebäudemanagement, in der Immobilienverwaltung oder einem vergleichbaren Bereich
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Themen pragmatisch umzusetzen
• Kaufmännisches Verständnis sowie Erfahrung im Umgang mit Angeboten, Budgets und Rechnungsprüfungen
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, bestehende Abläufe zu hinterfragen und Prozesse weiterzuentwickeln
• Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und ein professionelles Auftreten gegenüber unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sichere Englischkenntnisse

Vorteile

• Verantwortungsvolle Position mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung und engem Austausch mit den operativen Standortverantwortlichen
• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Facility Management, Property Management und Standortentwicklung
• Viel Raum für Eigeninitiative und die aktive Gestaltung von Strukturen und Prozessen
• Kleines, engagiertes Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Offene, moderne und kollegiale Unternehmenskultur
• Hybrides Arbeitsmodell mit bis zu zwei Homeoffice-Tagen pro Woche
• Flexible Arbeitszeiten ohne feste Kernarbeitszeiten
• 30 Tage Urlaub