Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) - Elternzeitvertretung für mind. 2 Jahre - Vollzeit

Deine Aufgaben

• Du unterstützt unsere Geschäftsführerin in vertrauensvoller und enger Zusammenarbeit als erste Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Du organisierst und koordinierst das Tagesgeschäft inklusive der selbständigen Terminplanung und Terminverfolgung.
• Du priorisierst interne und externe Anfragen (Emails), stellst die zeitnahe Bearbeitung sicher und behältst alle Deadlines im Blick.
• Du führst eigenständig Recherchen durch, sammelst relevante Informationen, erstellst Protokolle und unterstützt bei der Ausarbeitung und Vorbereitung von Präsentationen.
• Du sorgst für eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage von Informationen und Dokumenten.
• Du kümmerst Dich um das komplette Reisemanagement für unsere Geschäftsführerin.
• Du bist im Austausch mit externen Ansprechpartnern (z. B. Rechtsanwälten) und unterstützt bei der Pflege und Koordination relevanter Kontakte.
• Du übernimmst weitere administrative Aufgaben nach Bedarf und unterstützt bei verschiedenen Projekten.

Dein Profil

• Ein aufgrund Elternzeit zunächst für 2 Jahre befristeter Arbeitsvertrag mit der Option auf Übernahme.
• Ein abgeschlossenes Studium der BWL oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im IT-/Softwareumfeld.
• Ein sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen und die Offenheit, Dich mit neuen digitalen Tools vertraut zu machen.
• Eine strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Kommunikationsstärke.
• Eine offene, positive und lösungsorientierte Persönlichkeit.

Warum wir?

• Ein innovatives Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation.
• Eine offene und unterstützende Unternehmenskultur, die neues Denken und kreative Lösungen fördert.
• Flexible Arbeitszeiten und Rücksichtnahme auf familiäre Belange inklusive Möglichkeit hybrid zu arbeiten.
• Einen einzigartigen Teamspirit, Wertschätzung, viel Eigenverantwortung und Vertrauen (Kununu-Top-Arbeitgeber).
• Zahlreiche Teamevents und Sportaktionen (Klausurtage, WPS-Treffen mit Dinner, Family & Friends-Treffen, Grillabende, Freizeitaktivitäten, etc.).
• Vielfältige Benefits (Corporate Benefits, Massagen, Snacks, Kicker, Jobrad, Dtl.-Ticket, Pluxee, Firmenfitness u.v.m.).

Über uns

Die WPS – Workplace Solutions GmbH ist ein innovatives Softwareentwicklungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg und Berlin. In einer zunehmend komplexen Welt will die WPS die Arbeit und das Leben der Menschen durch Software verbessern. Für Unternehmen digitalisieren wir Arbeitsabläufe, und gestalten sie produktiver und einfacher begreifbar. Unsere Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen: Forschung, Individualsoftware, Produktentwicklung und Beratung.