Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d)

Standort: Alstertwiete 3, 20099 Hamburg

Über uns: data nation bringt frischen Wind in die Fitnessbranche durch innovative Digitalisierungs- und Automatisierungsansätze. Unser Ziel ist es, durch kreative Lösungen messbare Erfolge zu erzielen und Standards neu zu definieren. Seit unserer Gründung im Jahr 2021 durch Bruno To-Vinh sind Flexibilität, Offenheit, Kundenfokus, Integrität und Verantwortung die Säulen unserer Unternehmenskultur.

Deine Rolle:

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) bei data nation bist du das Rückgrat unseres täglichen Betriebs – die Person, die den Überblick behält, wenn es hektisch wird, und für das Team stets einen Schritt vorausdenkt. Du bist nicht nur eine Assistenz, sondern unser unverzichtbarer Go-to , der proaktiv Probleme löst, Entscheidungen vorbereitet und dafür sorgt, dass alle Abläufe reibungslos und effizient funktionieren. In dieser Schlüsselposition bist du das organisatorische Herz des Unternehmens: Du managst Termine, steuerst das Office-Management und sorgst dafür, dass sowohl das Tagesgeschäft als auch strategische Projekte im Fluss bleiben. Du bist eine Power-Person mit Charisma und Durchsetzungsvermögen, die weiß, wie man Dinge bewegt, bevor andere es bemerken.

Wenn du eine Rolle suchst, in der du genauso unverzichtbar wie Donna aus Suits bist, dann freuen wir uns auf dich!

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und bei strategischen Entscheidungen

• Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Reisen

• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, Erstellung von Präsentationen und Protokollen

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten

• Verwaltung des internen Backoffice, einschließlich der Büroorganisation und der Bearbeitung von administrativen Aufgaben

• Verantwortung für Mahnläufe und Einzüge von Forderungen, einschließlich der Überwachung von Zahlungseingängen

• Pflege und Überwachung von Dokumenten, Verträgen und Rechnungen

• Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartnern

Was wir bieten:

• Ein innovatives Arbeitsumfeld , das Wachstum und Entwicklung fördert

• Bestes technisches Setup von Apple

• Regelmäßige Teamevents

• Sicherer Arbeitsplatz

• Eigenverantwortliches Arbeiten

• Eine Kultur, die ständige Verbesserung und Offenheit für Neues wertschätzt

• Zentrale Lage in Hamburg mit guter Verkehrsanbindung

• Langfristige Perspektiven in einem wachsenden Unternehmen

Bewerbungsprozess:
Fühlst Du Dich angesprochen? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Bitte sende Deine Unterlagen per E-Mail an [email protected]. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen und mehr über Deine Motivation und Deine Fähigkeiten zu erfahren.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Assistenzbereich

• Fundierte Kenntnisse im Bereich Mahnwesen und Forderungsmanagement

• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Organisationstalent und Kommunikationsstärke

• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

• Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Hohe Flexibilität und Belastbarkeit