Assistent (w/m/d) - dem technischen Vertrieb den Rücken freihalten

Key Infos auf einen Blick

📍 Standort: Hamburg – gut erreichbar, fester Office-Bezug

🏠 Arbeitsmodell: ca. 80 % Office | ca. 10 % Home Office | ca. 10 % Reisen

📆 Arbeitszeit: Teilzeit (20–30 Std./Woche) oder Vollzeit möglich

⏰ Flexibilität: Gleitzeit im Rahmen der Geschäftszeiten

🚀 Start: ab 01.04.2026 oder nach Vereinbarung

💡Warum diese Rolle mehr ist als klassische Assistenz

Sie halten dem Vertrieb und der Leitung den Rücken frei – durch Struktur, Sorgfalt und Verlässlichkeit.

👥 Team, Umfeld & Kultur

Sie arbeiten bei PyroScience in einem hochqualifizierten, internationalen Umfeld.
Das Sales-Team besteht aus sechs festen Mitarbeitenden sowie einer Entwicklerin mit Support-Funktion. Viele Kolleg:innen bringen akademische Hintergründe aus Physik, Chemie oder Biologie mit. Fachlich stark, klar in der Kommunikation und auf Zusammenarbeit ausgerichtet.

Die Position ist eine Nachbesetzung mit klarer Neuausrichtung: mehr Struktur, mehr Verlässlichkeit, spürbare Entlastung für Vertrieb und Leitung. Sie arbeiten eng mit der Leitung Sales & Marketing zusammen, erhalten klare Prioritäten und übernehmen Verantwortung im Tagesgeschäft. Feedback ist ausdrücklich erwünscht. Fehler dürfen passieren – entscheidend ist, wie professionell damit umgegangen wird.

Wenn Sie Struktur schätzen, Aufgaben sauber zu Ende bringen und Teil eines Teams sein möchten, das Substanz über Selbstdarstellung stellt, finden Sie hier ein passendes Umfeld.

Aufgaben

🛠 Ihre Aufgaben – so steigen Sie ein

• Sie übernehmen Assistenzaufgaben von A bis Z im Vertriebs- und Marketingalltag
• Sie bereiten Angebote, E-Mails und Unterlagen vollständig, strukturiert und fehlerfrei vor
• Sie arbeiten sich in unsere Systeme ein und nutzen diese sicher und eigenständig
• Sie pflegen Excel-Listen (Pivot), Reportings und Übersichten zuverlässig und nachvollziehbar
• Sie etablieren eigene Routinen zur Qualitätskontrolle, bevor Inhalte weitergegeben werden
• Sie sorgen dafür, dass die Leitung ohne zusätzliche Nacharbeit oder Qualitätssicherung weiterarbeiten kann

🚀 Nach der Einarbeitung übernehmen Sie Verantwortung für

• Selbstständige Bearbeitung von Angeboten und Anfragen mit geringem Beratungsbedarf
• Verlässliche Zuarbeit für das Sales-Team – termingerecht, vollständig und sauber
• Eigenständige Pflege und Aktualisierung aller relevanten Daten und Kennzahlen
• Struktur und Überblick bei Fristen, Terminen und organisatorischen Themen
• Proaktive Klärung offener Punkte, bevor sie zu Rückfragen oder Verzögerungen führen

Wichtig : Diese Rolle lebt davon, dass Aufgaben einmal gemacht – und dann richtig erledigt sind.

Qualifikation

Must-have – erfolgskritisch für diese Position

• Ausgeprägte Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
  Sie arbeiten so, dass Aufgaben vertrauensvoll übergeben werden können.
• Eigenverantwortung für Qualität
  Sie prüfen Ihre Arbeit selbstständig, entwickeln verlässliche Kontrollroutinen und geben nichts ungeprüft weiter.
• Struktur und Verlässlichkeit im Arbeitsalltag
  Sie behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick und priorisieren sinnvoll.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. B2)
  Für interne Abstimmungen, Dokumentation und klare Kommunikation.
• Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
  Für die Zusammenarbeit mit internationalen Kund:innen und Partnern.
• Sicherer Umgang mit Excel, inkl. Pivot-Tabellen
  Listen, Auswertungen und Reportings gehören für Sie selbstverständlich zum Arbeitsalltag.
• Technisches Grundverständnis
  Sie möchten verstehen, worum es fachlich geht – auch wenn Sie selbst nicht beraten.

Nice-to-have – hilfreich, aber erlernbar

• Erfahrung in einer Assistenz-, Vertriebs- oder Organisationsrolle
• Umgang mit CRM-, Ticket- oder Buchhaltungssystemen
• Erfahrung in Messe- oder Marketingorganisation
• Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium
• Auffrischungsbedarf bei Tools ist kein Ausschlusskriterium – Lernbereitschaft zählt

Benefits

✨ Was Sie erwartet

✅ Internationales Team mit mehreren Nationalitäten
✅ Fachlich starke Kolleg:innen und klare Zusammenarbeit
✅ Direkte Arbeit mit der Leitung – kurze Wege, klare Entscheidungen
✅ Flache Hierarchien und wertschätzender Umgang
✅ 30 Urlaubstage
✅ Deutschlandticket
✅ Weiterbildungsmöglichkeiten nach Bedarf
✅ Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
– Meetings überwiegend vormittags
– Teilzeit ausdrücklich willkommen
– Flexibilität im Alltag ist gelebte Praxis

🔎 Wer wir sind

PyroScience entwickelt und vertreibt hochpräzise optische Sensorlösungen für Forschung, Industrie und Umweltanwendungen. Seit vielen Jahren arbeiten wir international mit Kund:innen aus Wissenschaft und Industrie zusammen. Unser Anspruch: technische Exzellenz, verlässliche Prozesse und partnerschaftliche Zusammenarbeit.

🚀 Interesse an der Assistenz?

Dann bitte um Zusendung von Ihrem Lebenslauf.
Wir melden uns zeitnah – in der Regel innerhalb einer Woche – bei Ihnen zurück mit den nächsten Schritten.

📩 Ansprechpartner:in: Andrea Wieland, Head of Sales & Marketing