Eventmanger:in (m/w/d) - von Opening bis exklusivem Dinner: Festanstellung / Start ab sofort

Mit dem UBS Digital Art Museum entsteht aktuell in der Hamburger HafenCity Europas größtes Museum , das sich ausschließlich digitaler und immersiver Kunst widmet. Eröffnung ist 2026 mit der Dauerausstellung „teamLab Borderless“ und Du kannst Teil davon werden!

Unsere Mission: Wir wollen eine der relevantesten Plattformen für digitale und immersive Kunst in Europa werden und dieses Genre für alle erlebbar und zugänglich machen.

Das Digital Art Museum sucht ab sofort eine:n erfahrene:n Eventmanager:in (m/w/d) zur Planung und Umsetzung hochkarätiger Veranstaltungen: von Opening Event bis Netzwerk-Dinner.

Du bist kommunikativ, zuverlässig, behältst auch bei vielen Details den Überblick – und fühlst dich am Telefon genauso sicher wie im schriftlichen Austausch auf Deutsch und Englisch? Dann freuen wir uns auf Dich.

Aufgaben

GÄSTEMANAGEMENT & KOMMUNIKATION

• Aufbau, Pflege und Verwaltung von Gästelisten (Invite-Management, Zu-/Absagen, Status-Tracking)
• Nachtelefonieren bei Einladungen / RSVPs sowie freundliches, verbindliches Follow-up
• Schriftliche Kommunikation mit Gästen (Einladungen, Reminder, Infos vor dem Event, Dankesnachrichten)
• Koordination von Außerplanmäßigen Themen (Begleitpersonen, VIPs, Allergien, Sitz-/Zutrittslogik etc. – je nach Event)

EVENTVORBEREITUNG & ORGANISATION

• Planung und Vorbereitung von Events (Ablaufplanung, Projektmanagement, Timings, Checklisten)
• Abstimmung innerhalb des Teams & externen Dienstleister:innen
• Anfragen von Angeboten sowie führen von Verhandlungen (z. B. Catering)

DURCHFÜHRUNG & NACHBEREITUNG

• Unterstützung bei der Eventdurchführung (Check-in, Ablaufkoordination, Troubleshooting)
• Nachbereitung: Feedback einsammeln, Learnings aufstellen & Reporting aufbauen

Qualifikation

DAS BRINGST DU MIT (WICHTIG)

• Nachweisbare Erfahrung im Eventmanagement (du hast Events bereits eigenständig geplant, vorbereitet & umgesetzt)
• Du weißt, wie Events „wirklich laufen“: inklusive kurzfristiger Änderungen und pragmatischer Lösungen
• Sehr starke Kommunikationsfähigkeit:
• am Telefon: freundlich, souverän, verbindlich
• schriftlich: klar, stilistisch sicher, professionell
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch (C1/C2 oder vergleichbar)
• Strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit, Blick fürs Detail
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Excel/Sheets, AI, Kalender und ggf. CRM/Projekttools)

PLUSPUNKTE (NICE TO HAVE)

• Erfahrung mit RSVP-/Ticketing- oder Gästemanagement-Tools
• Erfahrung mit Dienstleistersteuerung/Budgetüberblick
• Bereitschaft zu gelegentlichen Abend-/Wochenendterminen bei Events

Benefits

• Festanstellung in einem professionellen Umfeld
• Viel Eigenverantwortung und direkte Wirkung auf sichtbare Projekte
• Abwechslungsreiche Arbeit (Planung, Kommunikation, Durchführung)
• Kurze Entscheidungswege und ein Team, das zusammen anpackt
• Standort Hamburg, 3 Tage Office, 2 Tage Homeoffice

RAHMENBEDINGUNGEN

• Start: ab sofort
• Umfang: Festanstellung in Vollzeit
• Unterschiedliche Event-Formate (mit intensiveren Phasen rund um die Termine)

BITTE SENDE UNS:

• Lebenslauf (gern mit Event-Referenzen/Projektliste)
• Ein paar Zeilen zu deiner Event-Erfahrung (Kein langes Anschreiben notwendig!)
• Frühestmöglicher Starttermin
• Gehaltsvorstellung

Bitte über den Link bzw. direkt die Join Plattform bewerben und nicht per E-Mail, sodass Eure Bewerbung auch wirklich ankommt.