Office Manager / Executive Assistant /m/w/d)
Zur Verstärkung unseres suchen wir eine Executive Assistant / Office Manager (m/w/d), die Professionalität, Struktur und Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch verbindet.
Aufgaben
Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Hauses.
Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro – vorausschauend, diskret und mit einem Blick fürs Detail.
Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützen unsere Teams und repräsentieren Captiva nach außen mit Souveränität.
Ihre Aufgaben im Detail:
- Organisation und Sicherstellung eines professionellen Büroalltags
- Unterstützung der Geschäftsführung (Terminplanung, Reiseorganisation, Reisekosten, Vorbereitung von Meetings)
- Koordination von Investorenterminen und externen Partnern
- Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit Finance
- Post- und Dokumentenmanagement inkl. strukturierter Archivierung
- Lieferantenmanagement und Bestellwesen
- Organisation von Events, Messebesuchen und internen Terminen
- Unterstützung bei Präsentationen und administrativen Projekten
- Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware
- Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Außenbereiche
Qualifikation
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine
vergleichbare kaufmännische Weiterbildung - Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Office Management in einem
dynamischen Umfeld sind wünschenswert - Selbständige, strukturierte, lösungsorientierte und präzise Arbeitsweise sowie ein
hohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift - Souveränes, gepflegtes und verbindliches Auftreten
- Sehr gute Kenntnisse in MS-Office
Benefits
- Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Kurze Wege, klare Kommunikation, echte Verantwortung
- Eine hochwertige, professionelle Arbeitsumgebung
- Ein Team mit Anspruch, aber ohne Allüren
- Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung
- Langfristige Perspektive in einem stabilen, erfolgreichen Unternehmen
Wir suchen keine reine Assistenz im Hintergrund.
Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.
Sie haben Interesse? Dann freuen wir uns sehr über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.
Ansprechpartnerin: Manuela Miß
Empfohlene Jobs
Internship Central Materials Technology
During the internship, you’ll have the opportunity to prepare for your career and gain experience in all aspects of aircraft- for example, in the areas of materials analysis, strategy, product and pr…
Korrosionsschützer (m/w/d)
Die expertum Gruppe bietet technischen und kaufmännischen Fach- und Führungskräften attraktive Aufgaben und Karrierechancen in der Industrie. Für unsere Mitarbeiter sind wir ein zuverlässiger und fai…
Bürohilfe m/w/d gesucht - FESTEINSTELLUNG
JOB Zenit hat sich seit dem Jahre 2005 als eine der erfolgreichsten, zertifizierten privaten Arbeitsvermittlungsagenturen im Großraum Hamburg etabliert. Unser Hauptgeschäft verstehen wir als Full-…
Fachlagerist (m/w/d)
Du willst mehr als nur einen Job im Lager? Du suchst Sicherheit, Entwicklungsmöglichkeiten und ein starkes Team? Dann bist Du bei uns genau richtig! Für unseren namhaften Kunden östlich von Hambu…
Online Marketing-Manager Leadgenerierung (m/w/d)
Bibel TV ist das seit Jahren wachsende, christliche Medienwerk in der wunderschönen Hansestadt Hamburg. Gemeinsam mit dir möchten wir alle Menschen mit Gott in Verbindung bringen: Über 8 verschie…
SENIOR SAFETY PROJECT MANAGER (D/F/M)
This position is at Airbus The selection process will be fully managed by Airbus. This opportunity is available in Hamburg - Germany, Bremen - Germany. -- **Job Description:** This position …
Technischer Leiter SPS- Programmierung (m/w/d)
Dein Verantwortungsbereich * Leitung und Koordination eines Teams aus SPS-Programmierern und Automatisierungstechnikern * Priorisierung und Steuerung der Aufgaben sowie Sicherstellung der Zielerreich…
Product Manager (m/w/d) - B2B SaaS Software
Product Manager (m/w/d) - B2B SaaS Software Ort: Hamburg | Vertragsart: Vollzeit Die PVS-Gruppe gehört mit rund 800 Mitarbeitenden an sechs Standorten in Deutschland zu den führenden eCommerce-S…
Mitarbeiter für die Qualitätssicherung (m/w/d) - in der Industrie, Maschinenbau
Qualität prüfen, Abweichungen erkennen, Prozesse absichern Mitarbeiter für die Qualitätssicherung (m/w/d) – in der Industrie, Maschinenbau Was konkret gemacht wird • Bauteile und Waren mit Me…
Projektleiter SHK-Technik (m/w/d)
Auf was Sie sich freuen können Benefits im Job als Projektleiter SHK-Technik (m/w/d) Sie erhalten Raum für Ihre Erfahrung und eigenverantwortliches Arbeiten. Einen unbefristeten Arbeitsvertrag…