Mitarbeiter:in Office Management & Accounting (m/w/d)

Stellenprofil: Mitarbeiter:in Office Management & Accounting (m/w/d)

Vollzeit | Standort: Hamburg

Für unser Team suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und serviceorientierte Unterstützung im Bereich Office Management und Accounting. In dieser vielseitigen Position übernimmst du administrative, organisatorische und buchhalterische Aufgaben und sorgst dafür, dass unsere internen Abläufe reibungslos funktionieren.

Aufgaben

Accounting & Administration

• Buchung und Prüfung von Eingangsrechnungen in unserem ERP-System
• Bearbeitung eingehender Mahnungen sowie Abstimmung und Nachverfolgung offener Vorgänge mit den operativen Abteilungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Ausgangsmahnungen
• Prüfung und Abrechnung von Overhead-Kosten gegenüber verbundenen Gesellschaften
• Sachliche und rechnerische Prüfung laufender Overhead-Kosten, z. B. für Telekommunikation, Software, Dienstleister und weitere wiederkehrende Verträge
• Bearbeitung und Buchung von Reisekostenabrechnungen; perspektivisch vollständige Übernahme dieses Bereichs
• Erstellung von Excel-Auswertungen und Reports
• Schriftlicher Austausch mit dem taiwanesischen Mutterkonzern in englischer Sprache

Office Management

• Organisation und Sicherstellung des laufenden Büroalltags, z. B. Bestellung von Büromaterial, Kalendern und Werbemitteln
• Beauftragung und Nachverfolgung von Merchandising-Materialien
• Ansprechpartner:in für externe Dienstleister, insbesondere Hausmeisterservice, Reinigungsfirma und weitere Gebäudedienstleister
• Pflege, Strukturierung und Digitalisierung bzw. Aufbereitung des Archivs
• Unterstützung bei der Pflege und Validierung von Stammdaten im ERP-System (CargoWise), einschließlich Einholung oder eigenständiger Recherche fehlender Daten
• Verwaltung und Überwachung laufender Verträge und Abonnements,
• Unterstützung im Fuhrparkmanagement
• Mitwirkung bei Kundenaktionen, Messevorbereitungen und sonstigen organisatorischen Projekten
• Regelmäßige telefonische und schriftliche Abstimmung mit unseren Niederlassungen in Wiesbaden und Amsterdam in deutscher und englischer Sprache

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Bereich Büromanagement, Industriekaufleute, Groß- und Außenhandelsmanagement oder vergleichbar
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung im Bereich Buchhaltung, Administration und/oder Office Management
• Praxiserfahrung in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Mahnwesen und allgemeinen buchhalterischen Prozessen
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit ERP-Systemen; Kenntnisse in CargoWise sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse für die schriftliche und telefonische Kommunikation
• Sorgfältige, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie Freude daran, Themen konsequent nachzuhalten und Prozesse zuverlässig zu koordinieren
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freundliches, verbindliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position mit Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und ein kollegiales, pragmatisches Arbeitsumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit verschiedenen nationalen und internationalen Standorten
• Eine langfristig angelegte Tätigkeit in einem wachsenden, international aufgestellten Logistikumfeld
• Jobticket
• Unterstützung BAV / VWL
• Homeoffice bis zu 2x wöchentlich möglich
• flexible Arbeitszeit unter Berücksichtigung der Kernarbeitszeit