Administration/Verwaltung (m/w/d)

Unternehmensbeschreibung:

Die PLAN B gGmbH ist ein Träger der beruflichen Rehabilitation. Die PLAN B gGmbH ist eine Tochter der Stiftung Berufliche Bildung (SBB) und wurde aus der SBB Kompetenz heraus gegründet. Das Projekt erfolgt in einer Kooperation mit der SBB-Kompetenz im Projektverbund.

Unsere Schwerpunkte sind:

Berufliche Rehabilitation von Menschen jeglichen Alters mit physischen und psychischen Einschränkungen zur Steigerung der Teilhabe am Arbeitsleben und alle damit verbundenen Leistungen, die der beruflichen Orientierung, Belastungserprobungen, Qualifizierung, Ausbildung, Umschulung, Weiterbildung und Einmündung in leidensgerechter Arbeit dienen. Zudem bieten wir Begleitung, Beratung und Coaching von Menschen mit physischen und psychischen Beeinträchtigungen, die die teilnehmenden Personen stabilisieren und deren Chancen auf eine Beschäftigung am allgemeinen Arbeitsmarkt verbessern. Wir erarbeiten neue Chancen & Perspektiven mit unseren Kunden.

Die PLAN B gGmbH beabsichtigt folgende Stelle personell zu besetzen:

Bis zu 1 x1,0 (mit bis zu 40 Wochenstunden) als Administration/Verwaltung (m/w/d) in VZ/TZ in der PLAN B gGmbH für Gesundheit & Beruf in Hamburg-Barmbek

Stellenkennung: 2025-291-PLAN B

Beginn: Feb./März 2026

Diese Stelle ist zunächst befristet für 1 Jahr zu besetzen. Eine Entfristung ist angestrebt.

Ihre Aufgaben werden sein:

• Organisation des Büroalltags: Posteingang/-ausgang, Telefonzentrale, Terminplanung und -koordination
• Administrative Betreuung der Maßnahme: Teilnehmer-/Teilnehmerinnen-Akten führen, Datenpflege in internen Systemen und im Auftraggeber-Monitoring
• Rechnungsprüfung und -weiterleitung, Unterstützung bei der Abrechnung gegenüber Kostenträgern
• Unterstützung der Projektleitung und fachlichen Teams bei Berichterstellung und Dokumentation für Jobcenter/BA
• Koordination von Veranstaltungen, Räumen und externen Dienstleistern
• Beschaffung, Materialverwaltung und Unterstützung beim Vertragsmanagement
• Schnittstellenfunktion zu Jobcoaches, Sozialpädagog:innen und Mentor:innen; Pflege regionaler Ansprechpartner:innen
• Sicherstellung von Datenschutz und Vertraulichkeit nach DSGVO in der Teilnehmeradministration

Folgende Kenntnisse und Qualifikationen bringen Sie mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement), Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation; alternativ ein betriebswirtschaftliches Studium mit relevanter Praxis
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer Verwaltungs-/Assistenz- oder Office-Funktion; Erfahrung im Sozial- oder Bildungsbereich ist von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in marktüblicher Office-Software (Word, Excel, Outlook) sowie sichere Internetnutzung
• Fundierte digitale Kompetenzen (DMS/CRM-Systeme, Online-Formulare, digitale Ablage); Bereitschaft zur Arbeit mit webbasierten Portalen
• Erfahrung in der Rechnungsbearbeitung / einfachen Buchungsprozessen sowie Grundkenntnisse kaufmännischer Abläufe
• Kenntnisse zur Umsetzung von Datenschutzanforderungen (DSGVO) und Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten
• Gute Kommunikationsfähigkeiten, Organisationsstärke sowie eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen:

• Mitarbeit in einem tollen, dynamischen und engagierten Team
• flexible Arbeitszeiten
• Unternehmenserfolgsbeteiligung
• einen Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket
• einen 15%-igen Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr+ Heiligabend + Sylvester frei
• JobRad
• Zuschuss zum EGYM Wellpass

Wir legen bei der Auswahl geeigneter Mitarbeitenden ausschließlich Qualifikation und Erfahrung zugrunde. Persönliche Eigenschaften wie Geschlecht, Herkunft, Religion, Hautfarbe, sexuelle Orientierung, Alter, Familienstand oder Behinderung werden nicht berücksichtigt. Die eben genannten Faktoren müssen daher nicht in der Bewerbung erwähnt werden.

Senden Sie bitte Ihre vollständige Bewerbung via E-Mail in einer PDF-Datei mit der Stellenkennung: „2025-291-PLAN B“, Ihrer Gehaltsvorstellung und des gewünschten Einstiegsdatums an folgende E-Mailadresse: [email protected] oder per Onlinebewerbung über das Kontaktformular unserer Stiftungsseite (

E-Mail: bewerbung(at)sbb-gruppe.de

Informationen zum Datenschutz bei der Stiftung Berufliche Bildung