Verwaltungsangestellte (w/m/d) Administrative Dienstleistungen & Kostenmanagement

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungs­angestellte (w/m/d)
Administrative Dienstleistungen & Kosten­management

Entgeltgruppe 10 | Befristet: 2 Jahre | Start: frühestmöglich | ID: VMA031/2026 | Bewerbungsschluss: 31.10.2026 | Vollzeit/Teilzeit | Mobile Arbeit möglich

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungs­zentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesell­schaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungs­infrastruktur, inter­disziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeits­umfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Die Abteilung V1 ist mit 42 Mitarbeitenden einer der zentralen Servicebereiche des DESY. Wir unterstützten die wissenschaftlichen und administrativen Bereiche durch ein breites Spektrum an Dienst­leistungen; von Facility Management und Vertrags­management über die Abrechnung externer Leistungen bis hin zu betriebsgastronomischen Themen, Post- und Kopierservices. Gemein­sam tragen wir dazu bei, optimale Rahmen­bedingungen für Forschung und Betrieb am DESY zu schaffen.

Wofür wir Ihre Unterstützung benötigen:

• Durch­führung von Qualitäts­kontrollen und internen Audits durch Stichproben­prüfungen, Fehler­analysen und Auswertung der Ergebnisse
• Erstellung von Berichten und Präsentation relevanter Ergebnisse für die Abteilungs­leitung
• Verantwortung für die Verwaltung der Telekommunikations­kosten (ca. 500.000 – 700.000 € jährlich), einschließlich Vertrags­management, Rechnungs­prüfung, Fristen­überwachung und Kosten­kontrolle
• Bearbeitung der internen Leistungsverrechnung sowie Mitwirkung bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Facility-Management-Verträgen
• Verantwortung für die Abrechnung extern angemieteter Flächen, einschließlich Weiter­entwicklung von Abrechnungs­modellen, Zusammen­stellung abrechnungs­relevanter Daten, Fristen­kontrolle und Prüfung von Betriebskosten­abrechnungen

Was Sie auszeichnet:

• Abgeschlossene Hochschulbildung Betriebs­wirtschaft oder einer Verwaltungswirtschaft oder gleichwertige Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
• Gute SAP‑Kenntnisse im Bereich SAP‑FI
• Fundierte Fachkenntnisse der öffentlich-rechtlichen Vergabevorschriften
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Suite (insb. MS Access, MS Excel)
• Grundkenntnisse Oracle-Apex-Anwendungen
• Gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert: Berufserfahrung mit Personal­verantwortung im Bereich der allgemeinen Dienste

Was uns auszeichnet:

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeits­umfeld auf unserem internationalen Forschungs­campus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleich­stellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeits­zeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familien­freundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheits­management sowie unserer betrieblichen Alters­vorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfang­reichen Aus- und Weiterbildungs­angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV‑AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeber­zuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Riccardo Lami unter +49 40 8998‑3380 oder [email protected] .

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungs­unterlagen (Motivations­schreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungs­portal:

DESY fördert Chancen­gerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben.
Bewerbungen schwer­behinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt ( sbv.desy.de ).

Weiterführende Informationen finden Sie unter:

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personal­abteilung | Notkestraße 85 | 22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392