Operations & Administration Manager (m/w/d) - 100% Remote
Du sorgst dafür, dass unser schnell wachsendes Remote-Unternehmen intern reibungslos läuft – administrativ, operativ und organisatorisch. Du übernimmst Verantwortung für zentrale Backoffice-Prozesse und entwickelst sie kontinuierlich weiter. Dabei arbeitest du eng mit unsererm Head of Operations zusammen und bringst Struktur, Kontrolle und Verlässlichkeit in alle Admin-Prozesse.
Aufgaben
Verantwortung für administrative Kernprozesse , inkl.:
- Mahnwesen, Inkasso & Kommunikation mit externen Dienstleistern
- Vertragschecks, Dokumentenmanagement & digitale Archivierung
- Buchhaltungs-Vorbereitung & Abstimmung mit Steuerberater
- Monitoring & Pflege von Stripe, Moss, Provisionstabellen, Zugängen etc.
Controlling & Reporting :
- Monatsreports & Forecasts (Ausgaben, Einsparpotenziale, Abweichungen)
- Eigenverantwortliche Analysen mit Handlungsempfehlungen für das Management
Schnittstelle & Kontrolle :
- Aufgabenübergabe & Kontrolle bei unserer Executive Assistant (Noaila)
- Überwachung der Info- & Support-Mail inkl. Ticket-System
- Ansprechpartner:in für Freelancer & Mitarbeiter bei administrativen Fragen
HR & Onboarding :
- Onboarding neuer Mitarbeiter (Zugänge, Dokumente, Tools, Willkommensstruktur)
- Unterstützung bei HR-Prozessen, vorbereitende Aufgaben für Lohnbuchhaltung
Optionale Perspektive (bei Kapazität):
- Qualitätssicherung und Steuerung im Customer Support
- Unterstützung im Performance Monitoring der Support-Prozesse
Qualifikation
Was du mitbringen solltest
- Mehrjährige Erfahrung im Backoffice / Operations / Administration
- Strukturierte & proaktive Arbeitsweise – du erkennst Lücken, bevor andere sie bemerken
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
- Hohes Maß an Eigenverantwortung und Drive
- Sehr gute Kenntnisse mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Slack, Asana, Lexoffice, Moss, Stripe etc.)
- Idealerweise Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Steuerberater-Kommunikation, Vertragswesen
- Interesse an Controlling / Reporting / Forecasting & ein gutes Zahlenverständnis
- Deutsch & Englisch in Wort und Schrift
Benefits
Perspektive & Entwicklung
- Möglichkeit zur Weiterentwicklung in eine führende Rolle im Bereich Operations / Administration
- Gestaltungsspielraum in einem stark wachsenden, digitalen Unternehmen
- Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Head of Operations
- Hohe Aufstiegschancen und flache Hierachien
Empfohlene Jobs
Assistenz / Kaufmännischer Sachbearbeiter (m/w/d) gesucht
+++ DIREKTVERMITTLUNG in Festanstellung (keine Zeitarbeit) / Vermittlungsgutscheine (AVGS) werden akzeptiert - KOSTENPFLICHTIG +++ Bei Fragen einfach unverbindlich anrufen: 03048479484 oder einen R…
Kundenberater in der Terminierung/ Call Center Agent (m/w/d) in Vollzeit / Teilzeit - auch Quereinsteiger
Die Direct Line Marketing GmbH gibt es schon seit 1995. Wir lieben was wir tun und arbeiten jeden Tag daran, uns weiter zu verbessern. Unsere Mitarbeiter liegen uns dabei besonders am Herzen und …
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Du suchst nach frischem Wind, bist organisations- und kommunikationsstark und möchtest mit uns als Teamassistenz (m/w/d) Marketing & Promotion Kunden zu Käufern machen? Lernevon der Pike auf wie…
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Stark fürs Herz, nah am Menschen – Ihre Karriere in der Kardiologie beginnt hier! Wir suchen aktuell: Oberarzt (m/w/d) für Kardiologie mit Schwerpunkt Interventionelle Kardiologie & Elektrophysiologi…
Praxisanleiter*in
Mit dieser Qualifikation passt du zu uns Eine dreijährige abgeschlossene Ausbildung in der Alten- oder Krankenpflege Anerkannte Weiterbildung zur Praxisanleitung in Hamburg bzw. die Bereitschaft…
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Projektingenieur (m/w/d) für die Planung von Ver- und Entsorgungsanlagen Hamburg ab sofort Vollzeit, Teilzeit Zur Verstärkung unseres Teams in Hamburg suchen wir engagierte Projektingenie…
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KFZ-Mechatroniker mit Weiterbildungsmöglichkeiten (m/w/d) Hamburg KARRIERE BEI SORTIMO: MEINE ZUKUNFT IN BESTER ORDNUNG! Werden Sie Teil der Sortimo Familie und damit ein Baustein unsere…
Bilanzbuchhalter (m/w/d)
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