Sekretariat Senior (all genders) im Universitären Transplantationszentrum

Das macht die Position aus

Das Universitäre Transplantations Centrum (UTC) betreut Patienten/innen vor und nach Transplantation von Herz, Lunge, Leber, Niere und Pankreas. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit für die zentrale Sekretariatsfunktion an unserem Zentrum. In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Vorstand des Universitären Transplantationszentrums in administrativen und organisatorischen Belangen. Sie übernehmen dabei eine Schlüsselrolle mit Raum für Eigeninitiative und Gestaltung.

Ihre Aufgaben:

• Mitwirkung bei der Terminplanung und Koordination der Aufgaben des Direktors des Universitären Transplantations Centrums
• Erledigung administrativer Aufgaben im Bereich Personal
• Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
• Organisation des studentischen Unterrichts im Rahmen des Second Tracks Transplantationsmedizin
• Abrechnung im Rahmen der persönlichen KV Ermächtigung
• Unterstützung der Mitarbeiter:innen der Abteilung bei administrativen Tätigkeiten (z. B. Dienstreisen, IT-Anträge, Zugangsberechtigungen, Beschaffungen)
• (etatmäßige) Drittmittelüberwachung
• Organisation von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen
• Kommunikation mit Zuweiser:innen, Kooperationspartner:innen und Patient:innen
• Vertretung und kollegiale Unterstützung innerhalb des Sekretariatsteams aus viszeraler Transplantationschirurgie, Universitärem Transplantations Centrum und III. Med. Klinik

Diese Position ist zunächst befristet bis zum 31.03.2027

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, z. B. als Europasekretär:in, Fremdsprachenassistent:in, Verwaltungsfachangestellte:r, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie souveräner Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fundierte Kenntnisse in MS Office, SAP sowie idealerweise Erfahrungen im Umgang mit Personalprozessen, Abrechnungen und Drittmittelverwaltung
• Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Teamgeist
• Freude daran, Prozesse mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Aufgaben nicht nur abarbeitet, sondern die diese Position aktiv mitentwickelt, den Klinikalltag mitgestaltet und gerne Verantwortung übernimmt. Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden, freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände