Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d)

Du möchtest nicht einfach nur Projekte koordinieren, sondern direkt von einer der erfahrensten Healthcare-Marketerinnen lernen? Du hast Lust, auf unseren größten Kundenprojekten mitzuwirken, in strategischen Meetings dabei zu sein und hautnah zu erleben, wie erfolgreiche Kundenführung, Projektmanagement und Consulting funktionieren?

Dann bist Du bei uns genau richtig!

Wir suchen eine ambitionierte Persönlichkeit als Executive Assistant & Senior Project Manager (m/w/d) , die eng mit unserer Business Direktorin zusammenarbeitet, strategische Kundenprojekte begleitet und Schritt für Schritt mehr Verantwortung in der Betreuung unserer Healthcare-Kunden übernimmt.

Diese Rolle bietet eine einzigartige Lernchance und Karriereentwicklungschancen – näher ran kommt man nicht. Du erhältst direkten Einblick in strategische Entscheidungen, Kundenkommunikation und das operative Tagesgeschäft auf höchstem Niveau.

Aufgaben

• Schnittstelle zwischen Business Direktorin und Team: Du behältst den Überblick über Projekte, Termine, Deadlines und offene Aufgaben und stellst sicher, dass wichtige Themen zuverlässig vorangetrieben und nachverfolgt werden.
• Unterstützung strategischer Kundenprojekte: Du arbeitest auf unseren größten Kundenprojekten mit, nimmst an allen Meetings unserer Business Direktorin teil und unterstützt bei der Vorbereitung, Nachbereitung und Umsetzung wichtiger Kundeninitiativen.
• Projekt- und Aufgabensteuerung: Du setzt Deadlines, bereitest Reportings vor, koordinierst interne Teams und sorgst dafür, dass Projekte strukturiert und effizient umgesetzt werden.
• Marketing- und Vertriebsmaterialien begleiten: Von der Konzeption bis zur finalen Abgabe stellst Du sicher, dass alle Materialien den strategischen Vorgaben und Qualitätsstandards entsprechen.
• Qualitätskontrolle durchführen: Du prüfst Kommunikationsmittel, Präsentationen, Anzeigen und Kampagnen auf Qualität, Konsistenz und strategische Passgenauigkeit.
• Interne Teams koordinieren: Du arbeitest eng mit Creation, Consulting und Projektteams zusammen, koordinierst Timelines und sorgst für eine reibungslose Zusammenarbeit.
• Projekte erfolgreich umsetzen: Von Angeboten über Projektpläne bis hin zur finalen Umsetzung behältst Du den Überblick und sorgst dafür, dass nichts verloren geht.
• Den Tag im Griff, bevor er beginnt: Du managst die gesamte Kommunikation und Reiseplanung unserer Business Direktorin. Von kuratierten Morgen-Briefings und prägnanten Zusammenfassungen bis hin zu durchdachten Reiserouten. Sie startet immer bestens vorbereitet in den Tag, weil Du bereits einen Schritt voraus bist

Qualifikation

• Mindestens 5 Jahre Agenturerfahrung: Idealerweise mit Healthcare-Bezug (großes Plus!).
• Kundenberatung & Account Management: Du weißt, wie man Kundenbeziehungen aufbaut, pflegt und strategisch weiterentwickelt.
• Projektmanagement-Kompetenz: Von der Angebotserstellung über Budgetplanung bis zur finalen Abgabe behältst Du den Überblick.
• Bewertungskompetenz im Design: Du kannst Kundenmaterialien professionell analysieren und beurteilen, ob sie zur Kommunikationsstrategie passen.
• Organisationstalent & Prioritätenmanagement: Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und setzt die richtigen Prioritäten.
• Klare Kommunikation & hohe Zuverlässigkeit: Du kommunizierst transparent, verfolgst Aufgaben konsequent nach und bist eine verlässliche Ansprechperson für Kunden, Team und Business Direktorin.

Benefits

• Lernen direkt von einer erfahrenen Business Direktorin: Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer erfahrensten Business Direktorin und erhältst Einblicke in strategische Kundenführung, Projektmanagement und Consulting, die man normalerweise erst nach vielen Jahren Berufserfahrung sammelt.
• Arbeiten an unseren wichtigsten Kundenprojekten: Du unterstützt bei unseren größten und strategisch relevantesten Kundenprojekten, sitzt in Kundenterminen, begleitest strategische Meetings und sorgst dafür, dass Projekte erfolgreich umgesetzt werden.
• Hands-on Erfahrung ab Tag 1: Du übernimmst von Anfang an Verantwortung und arbeitest aktiv an realen Kundenprojekten mit – statt nur zuzuschauen, wirst Du Teil der Umsetzung.
• Drive & Ambition: Wer Initiative zeigt und Verantwortung übernimmt, erhält bei uns Raum für Weiterentwicklung, mehr Eigenverantwortung und wird mit einem Excellence-Bonus belohnt.
• Fokus auf Entwicklung: Regelmäßiges Feedback, Mentoring und transparente Entwicklungspfade gehören für uns selbstverständlich dazu – wir investieren gezielt in Deine fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Teamkultur & Zusammenarbeit: Die besten Ideen zählen, nicht die Hierarchie. Wir schätzen ambitionierte Persönlichkeiten, die Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit dem Team wachsen möchten.
• Inspirierendes Umfeld: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten, spannende Kundenprojekte, ein ambitioniertes Team mit regelmäßigen Team-Events und Afterworks sowie ein Office mit Blick über ganz Hamburg.

Dein Alltag bei uns

Du arbeitest täglich Hand in Hand mit unserer Business Direktorin und unterstützt sie bei der Steuerung unserer wichtigsten Kundenprojekte. Du bereitest Kundentermine, Präsentationen, Angebote und strategische Unterlagen vor, behältst den Überblick über E-Mails, offene Aufgaben und Prioritäten und sorgst dafür, dass wichtige Themen konsequent vorangetrieben werden. Als zentrale Schnittstelle zwischen Business Direktorin, Kunden und Team stellst Du sicher, dass Informationen transparent fließen, Deadlines eingehalten werden und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Gleichzeitig bist Du Teil strategischer Diskussionen und erhältst direkte Einblicke in die Kundenführung, Projektsteuerung und das operative Tagesgeschäft unserer größten Accounts.

Kein Tag ist wie der andere. Mal bereitest Du ein Kundenmeeting vor, mal koordinierst Du die Umsetzung einer Kampagne, mal sorgst Du dafür, dass ein wichtiges Projekt termingerecht abgeschlossen wird.

(Du bist Dir nicht sicher, ob Du alle Anforderungen erfüllst? Keine Sorge – wir lassen uns gerne davon überzeugen, dass Du trotzdem perfekt zu uns passt.)