Kaufmännische Sachbearbeiter*in Rechnungswesen & Buchhaltung (m/w/d)

Happy to Meet You:

Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation!

Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag).

What We Love Doing:

Seit 40 Jahren entwickeln wir digitale Lösungen für Rechtsabteilungen – von Mittelstand bis hin zu internationalen Konzernen wie Lufthansa oder Haribo - mit uns können sie mit KI mehr aus ihrem juristischer Datenschatz holen und vor allem den Überblick über all die wichtigen Anliegen, die sie verantworten, behalten!

Dabei sind wir deutscher Marktführer. Unser Erfolgsrezept? Kontinuität, Kompetenz und vertrauensvolle, partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Aufgaben

Du übernimmst Rechnungswesen & Buchhaltung-Verantwortung auf Augenhöhe mit unserem bestehenden Team und bist gleichzeitig die Vertretung für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit.

Finance & Buchhaltung:

• Erstellen und Versenden von wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen für Lizenzen & Dienstleistungen
• Anlage und Verwaltung von Neukunden in Lexware
• Eingangsrechnungen kategorisieren und Überweisungen terminieren
• Serienrechnungen einrichten und pflegen
• Bearbeitung von Kündigungen und Teilkündigungen
• Monatliche Belegvorbereitung für den Steuerberater
• Mitwirkung bei Wartungspreisverhandlungen und Angebotserstellung

Kundenkommunikation:

• Eigenständige Bearbeitung des E-Mail- Postfachs - schriftliche Anfragen, Auftragsbestätigungen, Änderungswünsche
• Mahnwesen und Rechnungsklärung mit Kunden
• Erstellung und Versand von Wartungsangeboten und Lizenzaufstellungen
• Begleitung von Kündigungsgesprächen und Kundenbindungsmaßnahmen

Datenpflege & Administration:

• Erstellen und bearbeiten von Bestellungen und Abo-Updates
• Pflege interner Stammdaten

Controlling:

• Interne Finanzdaten auf Vollständigkeit & Richtigkeit überprüfen
• Aufbau und Pflege eines monatlichen Reportings für die Geschäftsführung
• Entwicklung und Überwachung von KPIs (Umsatz, Kosten, Deckungsbeiträge)
• Budgetplanung und Forecast in Abstimmung mit der Geschäftsführung
• Liquiditätsübersicht und Kostencontrolling
• Koordination mit dem Steuerberater – Beleganforderungen, Rückfragen, Jahresabschluss

Vertretung Finance:

• Vollständige Vertretungsfähigkeit für unsere Finance-Kollegin bei Abwesenheit
• Übernahme aller Finance-Routineaufgaben (Rechnungen, Lexware, Kundenkommunikation) im Vertretungsfall

Qualifikation

Muss-Kriterien:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung mit Rechnungswesen und Buchhaltungssoftware – idealerweise Lexware
• Nachweisliche Erfahrung im Controlling (Reporting, KPIs, Budgetplanung)
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit bei wiederkehrenden Routineaufgaben

Wünschenswert:

• Fortgeschrittene Excel-Kenntnisse (Pivot, Formeln, Dashboards)
• Erfahrung mit CRM-Systemen (HubSpot) oder (Finanz-)Datenverarbeitungs-Tools (Airtable)
• Hintergrund im Software-as-a-Service oder IT-nahen Dienstleistungsumfeld
• Kommunikationsstärke im Kundenkontakt (E-Mail und Telefon)
• Interesse an Prozessverbesserungen und digitalen Tools

Benefits

• Wertschätzung – Eine wertschätzende Haltung und rücksichtsvolles Verhalten stehen bei uns an erster Stelle.
• Teamzusammenhalt – Aufgabenbereiche werden nach Stärken zusammengestellt, damit wir gemeinsam unser wahres Potenzial als Team entfalten können.
• Flache Hierarchien & Gestaltungsfreiraum – Deine Ideen zählen: kurze Entscheidungswege, regelmäßige Weiterbildungen und Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung.
• Flexibles & mobiles Arbeiten – Gestalte deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich.
• Schönes Büro in Eppendorf – Moderne Ausstattung und Top-Anbindung.
• Happy Office Vibes – Wöchentliche Team-Lunches, gemeinsame Events, gute Stimmung und jede Menge Kaffee.
• Fahrtkostenzuschuss – Wir unterstützen deine Mobilität mit einem Zuschuss zu deinen Fahrtkosten.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!