Telefonkraft (m/w/d)

Wir suchen Unterstützung für unsere Telefonzentrale und allgemeine Büroorganisation.

Dabei geht es um mehr als das bloße Entgegennehmen und Weiterleiten von Anrufen. Wir suchen jemanden, der die Anliegen unserer Anrufer schnell erfasst, richtig einordnet und dafür sorgt, dass sie bei der passenden Person landen. Ergänzend sind an zwei Tagen in der Woche kleinere organisatorische Aufgaben in unseren Kanzleiräumen zu erledigen, um dafür zu sorgen, dass unsere Gemeinschafts- und Besprechungsbereiche ordentlich und einsatzbereit sind.

Ihre Aufgaben:

Telefonzentrale

• Entgegennahme eingehender Telefonate und erste Erfassung des jeweiligen Anliegens
• Einordnung der Anfragen und Auswahl der richtigen Ansprechperson innerhalb der Kanzlei
• Gezielte Weiterleitung an Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte oder andere zuständige Personen
• Aufnahme und Weitergabe von Nachrichten und Rückrufbitten
• Koordination und Eintragung von Terminen nach internen Vorgaben
• Selbstständige Bearbeitung einfacher organisatorischer Anliegen

Büroorganisation

• Sicherstellen von Ordnung und einem gepflegten Erscheinungsbild in den Gemeinschaftsbereichen der Kanzlei
• Vor- und Nachbereitung der Konferenz- und Besprechungsräume
• Ordnung in den Kanzleiküchen und Auffüllen der dort benötigten Verbrauchsmaterialien
• Kontrolle und Auffüllen von Getränken und sonstigen Vorräten
• Kleinere organisatorische Aufgaben, die im laufenden Kanzleialltag anfallen

Wen wir suchen:

Wir suchen eine kommunikationsstarke, aufmerksame und zuverlässige Person, die gerne mit Menschen zu tun hat und bei unterschiedlichen Anliegen den Überblick behält.

Wichtig ist uns insbesondere die Fähigkeit, mitzudenken und Zusammenhänge schnell zu erfassen. Wer ruft an? Worum geht es? Ist die zuständige Rechtsanwältin gefragt, kann die zuständige Rechtsanwaltsfachangestellte weiterhelfen oder ist möglicherweise jemand aus einem anderen Bereich der Kanzlei der bessere Ansprechpartner?

Dafür braucht es keine juristische Ausbildung. Entscheidend ist ein gutes Auffassungsvermögen, eine strukturierte Arbeitsweise, Verbindlichkeit am Telefon und die Bereitschaft, sich in unsere internen Abläufe und Zuständigkeiten einzuarbeiten.

Ein sicherer Umgang mit MS Office ist wünschenswert. Erfahrungen in einer Kanzlei oder einem vergleichbaren Büroumfeld sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Arbeitszeit:

Telefondienst Montag – Donnerstag 14:00-17:00 Uhr (Dienstag + Mittwoch im HO möglich)

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten Montag und Donnerstag 12:00-14:00 Uhr vor Ort