Assistant (m/w/d) für unser Single Family Office

Gemeinsam Außergewöhnliches leisten

Wer wir sind? Ein werteorientiertes Single Family Office mit Sitz in Hamburg, das sich der langfristigen Sicherung und Weiterentwicklung eines generationsübergreifenden Familienvermögens widmet. Unsere Aufgaben sind vielfältig – von Immobilienmanagement über Investments bis hin zur Verwaltung unternehmerischer Aktivitäten.

Du suchst eine Position, in der Du nicht nur verwaltest, sondern mitdenkst, mitgestaltest und den Alltag rund laufen lässt? Du arbeitest gern im Hintergrund, bist aber immer mittendrin? Dann werde Teil unseres kleinen, engagierten Teams – mit viel Gestaltungsspielraum, einem hohen Maß an Vertrauen und einem abwechslungsreichen Aufgabenspektrum.

Als Assistant (m/w/d) bist Du die zentrale Schnittstelle im Tagesgeschäft – zwischen Familie, Team, Partnern und externen Dienstleistern – und trägst entscheidend zur Struktur und Effizienz unserer Arbeit bei.

Hier die wichtigsten Aufgaben zu der Position...

• Koordination von Terminen und Reisen sowie Führen von Korrespondenz für definierte Kolleg:innen im In- und Ausland
• Durchführung des Kalendermanagements inklusive Terminplanung und -überwachung und Bearbeitung der Eingangspost (physisch und digital)
• Organisation und Begleitung interner und externe Meetings sowie Veranstaltungen, inklusive Protokollführung und Gästebetreuung
• Strukturierte Verwaltung von Dokumenten und Daten im Rahmen unseres digitalen Ablagesystems
• Unterstützung bei der Betreuung bzw. Verwaltung einer familieneigenen Büroimmobilie
• Mitwirkung bei der operativen Abwicklung und der eigenverantwortlichen Kundenkommunikation in einem unternehmerischen Engagement im Konsumgüterbereich
• Recherchen sowie Begleitung von internen Sonderprojekten mit Raum für Eigeninitative
• Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung interner Abläufe und Prozesse

Du passt zu uns, wenn Du...

• über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation verfügst
• Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder einer vergleichbaren Position mitbringst
• Organanisatiounsgeschick, Diskretion, Verlässlichkeit und Freude an praktischer, lösungsorientierter Arbeit mitbringst
• über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse verfügst und sicher im Umgang mit den gängigen Tools bist
• offen für ein breites Aufgabengebiet bist und immer souverän auftrittst
• in stressigen Situationen trotz allem einen kühlen Kopf bewahrst

Was bieten wir Dir?

• Miteinander auf Augenhöhe : Ein kleines, gut abgestimmtes Team mit offener Kommunikation, vertrauensvoller Zusammenarbeit und klarer Feedbackkultur
• Attraktive Vergütung: Frei verhandelbar, bemessen an Deinen Erfahrungen
• Gestaltungsspielraum: Raum für Eigenverantwortung und Mitwirkung in einer strukturierten, aber flexiblen Arbeitsumgebung
• Verpflegung: Ein gesunder, frisch zubereiteter Mittagstisch an drei Wochentagen für eine Eigenbeteiligung von nur 4,00 Euro
• Langfristigkeit: Eine vertrauensvolle Position mit Perspektive in einem diskreten, unternehmerischen Umfeld
• Mobilität: Du erhältst einen Zuschuss zum Deutschlandticket
• Technik und Ergonomie: Modernste Technik, offene Arbeitsbereiche mit Gemeinschaftszonen und ergonomische Arbeitsplätze zum Wohlfühlen

Du willst zu uns? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung und ein zeitnahes Kennenlernen!

Für Fragen oder weitere Informationen steht Dir Wilko Adler gerne zur Verfügung:

Ha-eS Gesellschaften
Große Elbstraße 281, 22767 Hamburg