Finance Operations & Administration Specialist (w/m/d)

Jobbeschreibung

Ambitious. Appreciative. Together - that's tecracer!

Als Finance Operations & Administration Specialist(w/m/d) bei der tecRacer Germany GmbH übernimmst du eine zentrale Rolle innerhalb unseres Bereichs Finance & Administration. Du arbeitest eng mit dem CFO, dem internen Team sowie externen Steuerberatern und Accounting-Partnern zusammen und trägst operative Verantwortung für das tägliche Finanzgeschäft.

Diese Position ist ausdrücklich keine rein konzeptionelle oder klassische Backoffice-Rolle , sondern verbindet Hands-on-Arbeit mit Verantwortung, Gestaltungsspielraum und kontinuierlicher Verbesserung von Prozessen, Tools und Datenqualität. Du arbeitest nah an den Details, denkst aber immer einen Schritt weiter – mit dem Anspruch, Strukturen zu schaffen, Transparenz zu erhöhen und hohe Qualitätsstandards sicherzustellen.

Bei tecRacer schätzen wir Eigenverantwortung, Pragmatismus und Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Du findest bei uns ein professionelles Beratungsumfeld, spürbaren Impact und eine starke Basis für fachliche und persönliche Weiterentwicklung.

Deine Aufgaben

Hands-on Finance Operations & Buchhaltungsunterstützung

• Aktive Unterstützung der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung (AP/AR), inkl. Rechnungsverarbeitung, Buchungslogik und Kontenverwendung
• Prüfung von Buchungen auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität, insbesondere in steuerlich relevanten Bereichen (z. B. USt, Abgrenzungen, Cut-offs)
• Operative Unterstützung bei Abwesenheiten oder in Phasen hoher Arbeitslast
• Tägliche Begleitung und Sicherstellung reibungsloser Buchhaltungs- und Accounting-Prozesse

Schnittstelle Accounting & Closing-Vorbereitung

• Unterstützung, Vorbereitung und Koordination der Monats- und Jahresabschlüsse gemeinsam mit externen Steuerberatern
• Sicherstellung vollständiger, nachvollziehbarer und prüfungssicherer Unterlagen und Erläuterungen
• Klärung von Buchungsfragen und Sonderfällen auf pragmatische, lösungsorientierte Weise
• Unterstützung einer klaren und effizienten Zusammenarbeit zwischen CFO, Controlling und externen Accounting-Partnern

Kostenstellen & Buchungslogik

• Pflege, Anwendung und Weiterentwicklung von Kostenstellen- und Kostenverteilungslogiken
• Unterstützung des Controllings durch saubere, konsistente und belastbare Kostendaten
• Proaktive Identifikation und Korrektur von Fehlbuchungen sowie strukturellen Schwachstellen

AWS Funding & Order Administration (Build & Operate)

• Unterstützung bei der Administration von AWS-Förderprogrammen (Übersicht, Claim-Unterstützung, Rechnungsstellung an AWS)
• Aufbau und kontinuierliche Verbesserung von Funding-Prozessen (Templates, Checklisten, Tracking)
• Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Audit-Readiness
• Unterstützung bei wiederkehrenden Kundenaufträgen und Folgebeauftragungen

Unternehmensdokumentation, Tools & Prozesse

• Aufbau und Pflege eines strukturierten, zuverlässigen Ablagesystems für Finanz- und Unternehmensdokumente
• Schaffung von Ordnung in gewachsenen Strukturen durch pragmatische Prozesse, Templates und leichte Automatisierung
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Finance-Tools und -Workflows

Stellenanforderungen

Must-have

• 3–5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Finance Operations, Accounting oder einer vergleichbaren Position
• Fundiertes, praxisnahes Verständnis von Rechnungsverarbeitung, Buchhaltungsabläufen und Monatsabschlüssen
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern oder Accounting-Dienstleistern
• Hohe Affinität zu Tools, Systemen und Automatisierung sowie Freude daran, aus Komplexität klare Strukturen zu schaffen
• Bereitschaft, operativ und detailorientiert zu arbeiten
• Strukturierte, zuverlässige und pragmatische Arbeitsweise mit Entscheidungsfreude
• Sehr gute Deutschkenntnisse (insbesondere für buchhalterische Themen), professionelle Englischkenntnisse

Nice-to-have

• Erfahrung im IT-Dienstleistungs-, Professional-Services- oder projektbasierten Umfeld
• Kenntnisse in DATEV, Circula, easybill oder vergleichbaren Finance-Tools
• Erfahrung im Erstellen von Templates, Checklisten oder einfacher Prozessdokumentation
• Berührungspunkte mit Vendor-Funding-Programmen, z. B. AWS Funding