Mitarbeiter:in (m/w/d) Backoffice & Buchhaltung in Teilzeit (20 Std./Woche)

Kolibri Online ist eine internationale Content-Marketing-Agentur mit Sitz in Hamburg. Seit 2008 unterstützen wir Unternehmen aus den Bereichen Finanzen und Greentech, darunter Marken wie comdirect, ERGO und SENEC, dabei, mit kreativem und suchmaschinenoptimiertem Content in Deutschland und ganz Europa sichtbar zu werden. Unsere Mission ist es, Kommunikation zu schaffen, die wirkt, die informiert, inspiriert und das Bewusstsein für eine nachhaltige und gerechte Zukunft stärkt. Wir setzen auf Kreativität, Teamgeist und Eigenverantwortung und pflegen eine Kultur des Respekts, Vertrauens und echten Miteinanders. Viele unserer Kundinnen und Kunden begleiten wir seit vielen Jahren, verbunden durch gemeinsame Werte und die Freude an erfolgreicher Zusammenarbeit.

Du möchtest deine Buchhaltungs- und Organisationstalente dort einsetzen, wo sie wirklich geschätzt werden? Dann bist du bei uns richtig. Mit deinem Überblick und deiner Sorgfalt hältst du unseren Arbeitsalltag am Laufen und unterstützt das Team in den Bereichen Finanzen, Personalverwaltung, IT-Koordination und Organisation.

Aufgaben

Büroorganisation (ca. 30 %):

• Büroorganisation und administrative Unterstützung der Geschäftsführung
• Koordination und Kommunikation von Kund:innen und Lieferant:innen via E-Mail und Telefon
• Dokumentenmanagement
• Pflege von Personaldaten und Unterstützung im HR-Bereich – vom Onboarding bis Exit

Finanzen und Buchhaltung (ca. 50 %):

• Vorbereitende Buchhaltung in enger Zusammenarbeit mit externen Buchhalter:innen
• Eigenverantwortliche Führung des Forderungsmanagements
• Rechnungen erstellen und bearbeiten
• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Lieferantendaten zur Sicherstellung korrekter Rechnungszuordnung und reibungsloser Zahlungsvorgänge
• Aufbereitung und Weitergabe von Personaldaten für die Gehaltsabrechnungen durch ein externes Steuerbüro
• Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe in Buchhaltung und Finanzverwaltung

IT (ca. 20 %):

• Vorbereitung der regelmäßigen Austauschtermine mit externem IT-Dienstleister
• Protokollführung und Nachhalten der vereinbarten Maßnahmen
• Erste Ansprechperson im Team bei IT-Problemen
• Koordination der Kommunikation zwischen IT-Dienstleister und dem Team

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Bereich Backoffice-Management oder Buchhaltung
• Fundierte Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und Forderungsmanagement
• Deutsch als Muttersprache oder auf gleichwertigem Niveau (mindestens C2)
• Idealerweise Kenntnisse im Bereich HR, aber kein Muss
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Excel, Word, Outlook)
• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Freundliches Auftreten, Diskretion und Teamfähigkeit
• Organisationstalent und Freude daran, Dinge zu strukturieren und im Griff zu haben
• Verlässlichkeit, Eigenständigkeit und Lust an der Zusammenarbeit im Team

Benefits

• Flexible Teilzeitgestaltung mit 20 Std./Woche, auf Wunsch auch als 4-Tage-Woche mit Überstundenausgleich, für eine gute Work-Life-Balance
• eine leistungsgerechte Vergütung
• ein attraktiver Arbeitsplatz in einem kollegialen und kompetenten Team
• eine offene Unternehmenskultur, in der ein respektvolles Miteinander und Teamgeist großgeschrieben werden
• ein wertschätzendes Arbeitsumfeld, das deine Eigenverantwortung fördert und dir Raum für Veränderung lässt
• viele Gestaltungsfreiräume für deine eigenen Ideen und Impulse
• regelmäßige, fachspezifische Weiterbildungen für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung
• tolle Teamevents, um gemeinsam auch außerhalb des Büros Zeit zu verbringen

Wir freuen uns auf deine Bewerbung :)