Kaufmännische Assistenz (m/w/d) (Hamburg)

Unser Mandant ist ein etabliertes Industrieunternehmen mit Sitz im Raum Hamburg und langjähriger Erfahrung in der Umsetzung komplexer Großprojekte im maritimen Umfeld. Das Unternehmen steht für hohe Qualitätsstandards, strukturierte Projektarbeit und die Zusammenarbeit in interdisziplinären, professionellen Projektteams.

• Unterstützung der Projektleitung und des gesamten Projektteams bei organisatorischen und koordinativen Aufgaben
• Terminorganisation im Projekt, inklusive Protokollführung, Nachverfolgung von Action Items und projektweiter Informationsverteilung
• Planung, Organisation und teilweise operative Durchführung von Projekt‑ und Meilenstein‑Events (z. B. Brennstart, Kiellegung, Taufe, Probefahrten)
• Eigenständige Umsetzung kleinerer Projekte in Abstimmung mit Teilprojektleitungen oder der Projektleitung
• Mitarbeit an projektspezifischen administrativen Aufgaben
• Unterstützung des Projektcontrollings, inkl. Vorbereitung von Projektstatusberichten für den Kunden
• Vor- und Nachbereitung von Projekt‑ und Projektleiterbesprechungen
• Koordination organisatorischer Themen wie Bestellungen, Reisen und Ausstattung für das Projektteam
• Organisation der projektbezogenen Mitarbeiterbetreuung, einschließlich Onboarding, Teambuilding‑Maßnahmen, Workshops und Weiterbildungen

• Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann/-frau oder vergleichbar
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz‑ oder Projektunterstützungsrolle, idealerweise im maritimen oder industriellen Umfeld
• Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen von ca. 50 bis 500 Teilnehmenden
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
• Sehr gutes Organisations‑ und Zeitmanagement
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und lösungsorientiert zu handeln
• Teamfähigkeit sowie hohe Auffassungsgabe
• Bereitschaft zu gelegentlichen nationalen Dienstreisen (ca. 5 %)

• Mitarbeit an einem bedeutenden Großprojekt mit hoher Sichtbarkeit und langfristiger Perspektive
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum
• Enge Zusammenarbeit mit erfahrenen Projektleitungen und interdisziplinären Teams
• Professionelles Projektumfeld mit klaren Strukturen und Prozessen
• Attraktiver Standort im Großraum Hamburg