Teamassistenz (m/ w/ d) für die Abteilungen "Virus Genomik und Emerging Viruses"

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine motivationsstarke, service- und teamorientierte

Teamassistenz in Vollzeit oder in Teilzeit (m/ w/ d)

Ihre Aufgaben:

Führen des Sekretariates

Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten

Planung und Durchführung von Bestellungen (in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung)

Unterstützung beim Finanzmonitoring der Abteilungen

Erledigung der Korrespondenz, auch in Englisch

Führung von Besprechungsprotokollen

Durchführung des Terminmanagements und des Berichtwesens

Unterstützung bei der Einstellung von Personal (u.a. Vorbereitung von Einstellungsanträgen, Bögen für Interviews)

Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Seminare, Vorlesungen, Praktika, Tagungen)

Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen

Onboarding / offboarding und Betreuung von Mitarbeitern/‐innen

Betreuung von Gästen (Reiseplanung, Unterkunft, Reisekostenabrechnung der Gäste)

Pflege von Publikations‐ und Vortragslisten

Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen

Pflege der Telefon‐ und Adresslisten

Unsere Anforderungen:

Bewerber*innen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossener Ausbildung zur/zum Sekretär*in oder als Fremdsprachen‐ /Europasekretär*in mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)

Sichere Englisch‐Kenntnisse in Wort und Schrift

Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein

Gute kommunikative Fähigkeiten

Sicheres, kompetentes Auftreten

Team‐ und Kommunikationsfähigkeit

Ein hohes Maß an Flexibilität

Unser Angebot:

Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft

Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld

Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge

30 Tage Urlaub im Jahr

Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut

Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung

Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)

Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten

Zuschuss zum HVV Deutschlandticket

Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist Vollzeit- (50% Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeitgeeignet.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungsformular.

Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Forschungsgruppenleiter (stephanie.pfänder(at)leibniz-liv.de und adam.grundhoff(at)leibniz-liv.de). Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung (jobs(at)leibniz-liv.de).