Büro- und Teamassistenz (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

ihre mission

Sie mögen es, den Überblick zu behalten, Organisationstalent und Teamgedanken zu verbinden und in einem spannenden, dynamischen Umfeld zu arbeiten? Perfekt – denn wir suchen eine engagierte, motivierte und emotional intelligente

Büro- und Teamassistenz (m/w/d)

zum sofortigen Tätigkeitsbeginn oder nach Vereinbarung, mit Festanstellung in Voll- oder Teilzeitbeschäftigung,

die mit Herz, Humor und Organisationstalent unsere Schaltzentrale am Laufen hält und uns dabei unterstützt, wissenschaftliche Kongresse und Tagungen zu organisieren!

sie bringen mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in einem organisationsnahen Umfeld, idealerweise in einer Kongress-/Eventagentur, im Tagungsbereich, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Umgebung ist Voraussetzung. (Bewerbungen aus fachfremden Berufsfeldern können wir leider nicht berücksichtigen.)
• Freude am Organisieren, Umgang mit Menschen, an Kommunikation und die Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten charmant zu bleiben.
• Sie behalten auch bei mehreren parallelen Projekten den Überblick - die Freude an der Sache, besonders dann, wenn es lebendig wird.
• MS Office Programme, vor allem MS Excel, sind für Sie kein Gegner, sondern ein Verbündeter und Sie haben Begeisterung und Neugier an digitalen Tools.
• Sie arbeiten routiniert und sicher in digitalen Kommunikationsumgebungen (E-Mail, Kalender, Dateiablage).
• Zuverlässigkeit, ein gutes Zeitgefühl und ein Auge fürs Detail zeichnen Ihre Arbeitsweise aus.
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich.

ihre Aufgaben

• Souveräne Büroorganisation – von Korrespondenz, Terminkoordination bis zur Meetingvorbereitung. Und wenn nötig: kreatives Chaos in durchdachte Abläufe verwandeln.
• Struktur geben im Büroalltag – Erinnerung an Deadlines, Fürsorge um gepflegte Dokumente und Ordnung in Abläufe bringen
• Kalender, Telefon und Listen jonglieren – idealerweise, ohne dabei einen Tropfen Kaffee zu verschütten.
• Bearbeitung von Rechnungen, Mitarbeit bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben und Unterstützung des Rechnungswesens durch strukturierte Zuarbeiten.
• Unterstützung unseres Projektteams in allen Phasen der Kongressorganisation – von der inhaltlichen Vorbereitung über die reibungslose Durchführung bis hin zur Nachbereitung.
• Freundliche Schnittstelle für Kund/-innen, Teilnehmende, Dienstleister, das Team – und manchmal auch für den Paketdienst.

wir bieten ihnen

• Eine leistungsgerechte Vergütung und unbefristeten Arbeitsvertrag.
• 25+ Urlaubstage.
• Das Deutschlandticket – als gültige Monats- bzw. Zeitkarte für den öffentlichen Personennahverkehr.
• Eine attraktive Arbeitsumgebung mit idealer Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel.
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und echter Zusammenarbeit auf Augenhöhe - bei uns zählen Kompetenz und Verlässlichkeit, nicht Titel oder Lebensjahre.
• Ein loyales Team, das den Erfolg gemeinsam feiert und auch in stressigen Momenten zusammenhält.
• Einen spannenden Arbeitsplatz in einem dynamischen und kreativen Umfeld.
• Raum für Eigeninitiative und persönliche Entwicklung.
• Die Chance, den eigenen Horizont zu erweitern, neues Wissen zu gewinnen, noch schlauer zu werden – und damit nicht nur beruflich, sondern auch intellektuell zu wachsen.
• Aufgaben, die Sie regelmäßig über den Tellerrand blicken lassen - Dank der Vielfalt an Fachrichtungen, mit denen wir in Berührung kommen.

klingt nach ihrer nächsten Bestimmung?

Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme, eine Bewerbung mit Beschreibung Ihrer bisherigen Tätigkeit(en) und Aktivitäten bzw. Ihrem Lebenslauf und Ihrer Gehaltsvorstellung. Die Position ist in Teiloder Vollzeit möglich. Je nach Erfahrung, Qualifikation, beruflichem Hintergrund und Wochenstunden bewegt sich das monatliche Bruttogehalt im Rahmen von 2.600 € bis 3.300 € brutto (bezogen auf eine Vollzeitstelle).

CSi Hamburg GmbH

Goernestraße 30, 20249 Hamburg

E-Mail: meinplatz[@]csihamburg.de

über uns

Wir sind eine Organisations- und Kongressagentur mit europaweitem Wirkungsbereich und großer Leidenschaft für wissenschaftlichen Austausch. Unser Schwerpunkt liegt in der Konzeption, Planung und Umsetzung von Konferenzen, Symposien und Tagungen – professionell, zuverlässig und mit einem hohen Anspruch an Qualität und Detail.

Zu unseren Kundinnen und Kunden zählen wissenschaftliche Fachgesellschaften, Institutionen, Kliniken, Behörden sowie Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Besonders im Bereich Medizin und Gesundheitswesen begleiten wir Projekte mit Erfahrung, Engagement und einem feinen Gespür für die Anforderungen unserer Partner.