Office Manager (m/w/d) (Hamburg)

Bereit für den nächsten Karriereschritt in einer krisensicheren und zukunftsorientierten Branche? Unser Kunde – ein führender Player in der Kälte- und Klimatechnik – sorgt überall für das perfekte Klima, auch im Büro! Damit im kaufmännischen Tagesgeschäft alles reibungslos läuft, suchen wir ein Organisationstalent für das Backoffice. Starten Sie im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit hervorragender Übernahmeoption als Office Manager (m/w/d) durch und sichern Sie sich eine langfristige Perspektive.

• Das Backoffice im Griff: Sie halten dem Team den Rücken frei, indem Sie administrative Abläufe eigenverantwortlich steuern und die tägliche kaufmännische Sachbearbeitung effizient abwickeln.

• Die kommunikative Schnittstelle: Als erste Anlaufstelle empfangen Sie Gäste im Haus und managen den gesamten Post- und Mailverkehr sowie die Telefonzentrale professionell und serviceorientiert.

• Informationsdrehscheibe : Sie vernetzen die Hauptverwaltung, die verschiedenen Standorte sowie Kundschaft und Dienstleister, um einen lückenlosen und schnellen Informationsaustausch zu garantieren.

• Stammdaten-Management: Sie übernehmen die präzise digitale Erfassung, Pflege und fortlaufende Überwachung von Kundenkonten inklusive der Bonitäts- und Kreditlimitprüfung.

• Forderungsmanagement: Bei Zahlungsverzügen oder Insolvenzverfahren steuern Sie die Korrespondenz und arbeiten hierzu eng mit externen Dienstleistern und Inkassobüros zusammen.

• Office- & Reisemanagement: Sie planen Dienstreisen von A bis Z, buchen die passenden Unterkünfte und stellen durch vorausschauenden Einkauf sicher, dass Verbrauchsgüter und Büromaterialien immer vorrätig sind.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder eine vergleichbare Qualifikation) sowie fundierte Erfahrung in einer administrativen, organisatorischen oder serviceorientierten Funktion

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine professionelle interne und externe Kommunikation

• Sicheres Auftreten und ein freundlicher, verbindlicher Kommunikationsstil – egal ob am Telefon, per E-Mail oder im persönlichen Kontakt

• Sorgfältige, strukturierte und verlässliche Arbeitsweise mit einem ausgeprägten Blick für Details

• Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Belastbarkeit , um unterschiedliche Themen parallel zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen

• Hohe Teamorientierung , eine lösungsorientierte Herangehensweise sowie ein feines Gespür für vertrauliche Informationen und sensible kaufmännische Themen

• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln sowie Routine im Einsatz der gängigen MS-Office-Anwendungen

• Attraktives Gehaltspaket: 40.000 € – 48.000 € p.a.
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• Flexible Arbeitszeiten für eine gute Work-Life-Balance
• Bezuschussung der Verpflegung
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten