Teamassistent Marketing & Produktmanagement (all genders)

JOB DESCRIPTION

Job Title

Job Description

Du bist Teil von

… dem Business Category Imaging Components Marketing Team – ein Team mit Hands-on-Mentalität und vielfältigem, multikulturellem Hintergrund, das eng zusammenarbeitet, um Upstream Marketing, New Product Development, Produkteinführungen sowie Downstream Marketing, Digital & Communication zu steuern.

Für folgende Themen übernimmst du die Verantwortung:

• Du unterstützt eine*n oder mehrere Führungskräfte bei verschiedenen Aufgaben und Projekten mittlerer Komplexität, indem du bei administrativen, organisatorischen und operativen Themen unterstützt und dich mit den Unternehmensrichtlinien auskennst. Dabei agierst du eigenständig innerhalb festgelegter Prozesse.

• Du bearbeitest ein- und ausgehende Korrespondenz für die Führungskraft/Führungskräfte – einschließlich E‑Mails, Briefe und Telefonate – und priorisierst diese, um einen effizienten Kommunikationsfluss sicherzustellen. Zudem fungierst du als Gatekeeper und gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um.

• Du verfasst Entwürfe für Briefe, E‑Mails und andere Bürodokumente wie Meeting‑Agenden, Protokolle, Follow-up-Aktionen sowie wirkungsstarke PowerPoint-Präsentationen, die sich an den strategischen Zielen der Führungskräfte orientieren.

• Du pflegst die Kalender der Führungskräfte, koordinierst Termine, stellst die Abstimmung mit wichtigen geschäftlichen Prioritäten sicher, erkennst potenzielle Konflikte proaktiv und betreust hochpriorisierte Meetings mit globalen Stakeholdern. Dabei sorgst du dafür, dass die Führungskräfte über wichtige Fristen und Meilensteine informiert bleiben.

• Du organisierst und verwaltest Unterlagen, Dateien und Dokumente – sowohl digital als auch papierbasiert – für die Führungskräfte.

• Du koordinierst Reisebuchungen, einschließlich Visa-Anträge, Flüge, Unterkünfte und Transportmittel. Dabei hältst du Unternehmensrichtlinien und Budgetvorgaben ein und erstellst detaillierte Reisepläne sowie Alternativszenarien.

• Du organisierst Events, Workshops und Konferenzen im Auftrag der Führungskräfte. Dazu gehört die Vorbereitung aller relevanten Materialien, die technische Einrichtung, das gesamte Logistikmanagement sowie die Abstimmung mit Senior Stakeholdern, um sicherzustellen, dass alle Aspekte reibungslos ablaufen und die Erwartungen erfüllt werden.

• Du kommunizierst lokale Ankündigungen und wichtige Updates der Führungskräfte klar, präzise und korrekt innerhalb des Bereichs oder der Organisation – über verschiedene Kanäle wie E‑Mails, Intranet, Meetings und Messaging-Plattformen – und unterstützt zudem bei der Krisenkommunikation, um alle Stakeholder informiert zu halten.

• Du identifizierst Optimierungspotenziale im Büro der Führungskräfte und schlägst Verbesserungen vor bzw. setzt sie um, um Effizienz und Produktivität zu steigern.

• Du bearbeitest Bestellanforderungen (Purchase Orders) und andere Zahlungsprozesse End‑to‑End, indem du alle Details sammelst, prüfst und verifizierst, um Genauigkeit und Compliance mit Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Außerdem unterstützt du bei Transparenz und Reporting der organisatorischen und marketingbezogenen Ausgaben.

• Du organisierst die Abstimmung und unterstützt die Vorbereitung sowie Logistik von Messemustern für das Downstream-Marketingteam.

Um in dieser Position erfolgreich zu sein, benötigst du:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich oder in einer vergleichbaren Rolle

• Fähigkeit zum Multitasking und zur Koordination mehrerer Projekte gleichzeitig

• Eine teamorientierte, flexible, zuverlässige und sehr gut organisierte Arbeitsweise

Kenntnisse in:

• Administrative Support

• Organisationsfähigkeit

• Stakeholder-Management

• Microsoft Office

• Eventorganisation

• Dokumentenmanagement

• Reise- und Buchungsmanagement

• Dokumentation & Reporting

• Kommunikationsmanagement

• Prozessoptimierung

Sprachkenntnisse:

• Fließend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Dafür bieten wir:

• Vergütung nach dem IG-Metall Tarif

• 30 Tage Urlaub

• Purpose: Gemeinsam mit einem tollen Team sinnvolle Arbeit tun

• Philips Pensionskasse – arbeitgeberfinanzierte Altersvorsorge

• Mobilität und Geräte: vergünstigtes Deutschlandticket (nur 26,55 Euro statt 49,00 Euro), Leasing von Fahrrädern und Autos, aber auch Smartphones für den privaten Gebrauch 

• Kultur: Duz-Kultur, ein bezahlter Tag für ehrenamtliche Tätigkeit, diverse Team-/Kulturaktionen (zu Nachhaltigkeit, Vielfalt, …), etc.

• Philips University: Breites Angebot an fachlichen Trainings und für deine Persönlichkeitsentwicklung

• Philips MyShop: vergünstigte Philips Produkte

• Philips in Balance: Diverse Angebote für deine physische und mentale Gesundheit (inkl. betriebsärztliche Betreuung) und Sportkurse

• Verpflegung: Kostenlose Getränke und günstige Preise in unserer Kantine und im Café Philistro

Warum solltest du auf uns kommen?

Das Arbeiten bei Philips ist mehr als nur ein Job. Es geht darum, durch unsere Arbeit dazu beizutragen, eine gesündere Gesellschaft zu schaffen und durch innovative Lösungen über das gesamte Health Continuum die Lebensqualität von 3 Milliarden Menschen zu verbessern. Unsere Mitarbeiter erleben eine Vielzahl von Momenten, in denen ihr Leben und ihre berufliche Tätigkeit auf sinnvolle Weise miteinander verschmelzen. Mehr darüber erfahren Sie in diesem Video .

Um mehr über das Arbeiten bei Philips zu erfahren, besuchen Sie „Philips als Arbeitgeber“ auf unserer Karriere-Website, wo Sie in unserem Mitarbeiter-Blog Berichte über den Arbeitsalltag bei Philips lesen können. Hier erfahren Sie auch mehr über unser Einstellungsverfahren und finden Antworten auf einige häufig gestellte Fragen .