Office Management Assistenz - 12+ Monate - Hamburg - ASAP
Der Einsatz erfolgt vor Ort in Hamburg, daher sollte die gesuchte Person idealerweise aus Hamburg oder der näheren Umgebung kommen. Aufgaben:
* Organisation und Durchführung der täglichen Büro- und Standortadministration
* Empfang, Registrierung und Betreuung von Besuchern, Kunden und externen Dienstleistern
* Verwaltung von Parkberechtigungen und Standortzugängen
* Annahme eingehender Telefonate sowie erster Ansprechpartner für allgemeine Anfragen
* Koordination und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie von Kurierdiensten
* Organisation von Meetings, Workshops und lokalen Veranstaltungen inklusive Logistik und Catering
* Verwaltung von Besprechungsräumen sowie Vorbereitung der Räumlichkeiten
* Koordination von Bürobedarfs- und Servicebestellungen
* Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche zur Freigabe und Bearbeitung
* Ausgabe und Verwaltung von Büromaterialien sowie Pflege der Lagerbestände
* Koordination von Arbeitsschutzbegehungen, Brandschutzprüfungen und Standortbegehungen
* Administrative Unterstützung des Site Managers sowie allgemeine Unterstützung bei standortbezogenen Aufgaben
* Unterstützung der Mitarbeitenden bei Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen Anforderungen:
* Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder in der administrativen Standortbetreuung
* Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
* Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen
* Strukturierte, eigenständige und serviceorientierte Arbeitsweise
* Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Qualifikation Details:
* Start: ASAP
* Dauer: 12+ Monate
* Standort: Vor Ort in Hamburg
* Auslastung: 3-4 Tage/Woche (ca. 6 Stunden pro Tag)
* Sprache: Deutsch (Englisch von Vorteil) Bei Interesse an diesem Projekt kommen Sie gerne auf mich zu. Reference
CR/136341_1787061706 Date
18.08.2026
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