Vertragsmanager:in (m/w/d) - Belegungs- & Vertragsmanagement für unser Service Office in Hamburg

WAS WIR MACHEN IST KINDERGARTEN. MACH MIT!

Du kennst das Hamburger Kitasystem – seine Strukturen, Behörden und Abläufe – und weißt genau, worauf es bei Vertragsmanagement und Belegungssteuerung ankommt? Dann bist du in unserem Customer Care Team genau richtig.


Wir suchen eine erfahrene Persönlichkeit, die unser Vertragsmanagement in Hamburg, für alle 25 Kitas der Partou Gruppe, eigenverantwortlich übernimmt und dabei eine klare Rolle an der Schnittstelle zu Billing, Belegung und Kita-Leitungen ausfüllt. Du sorgst dafür, dass Verträge korrekt erstellt, gepflegt und abgeschlossen werden – und trägst gleichzeitig dazu bei, dass unsere Kita-Plätze optimal belegt sind.

Die Position ist mit 30h zu besetzen und zunächst auf ein Jahr befristet - mit Perspektive auf Verlängerung.

DEINE AUFGABEN BEI UNS

Vertragsanlage & -pflege

• Erstellung, Prüfung und Versand von Betreuungsverträgen (Erstverträge, Änderungs- und Anschlussverträge, Wechselverträge)
• Rücklauf-Management: Systempflege nach Vertragsrücklauf, Ablage in der digitalen Kinderakte, Kommunikation mit Eltern und Kita-Leitungen
• Aktives Nachhalten offener Verträge – du bleibst dran, bis der Abschluss steht
• Jährliche System- und Dokumentenpflege bei Preisanpassungen
• Pflege und Anpassung von KiON -Dokumentvorlagen (Anschreiben, Begrüßungstexte u. Ä.)

Laufende Bestandsbetreuung & Vertragsänderungen

• Bearbeitung aller Vertragsänderungen: Stammdaten, Regelleistungen, Zusatzleistungen, Überziehungsstunden
• Abstimmung mit Kita-Leitungen und Eltern zu Vertragsänderungen und offenen Rückfragen
• Controlling der Zusatzangebote (z. B. Frühstück, Musik) – Realität vs. Systemabbildung
• Kommunikation mit Familien zu allgemeinen Vertragsfragen
• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen

Kündigungsmanagement

• Erfassung und formale Prüfung von Kündigungen (Fristen, Abstimmung mit Operational Managern und Kita-Leitungen)
• Koordination von Retention-Maßnahmen in Zusammenarbeit mit Belegung und Kita-Leitungen
• Terminierung der Vertragsbeendigung, Erstellung des Kündigungsschreibens
• Operative Abwicklung: Systempflege, Kommunikation, Aktenführung
• Übergabe offener Forderungen bei Kündigung an das Billing/Forderungsmanagement

Belegungsunterstützung & Sales

• Enge Zusammenarbeit innerhalb unseres Customer Care Teams mit dem Belegungsmanagement zur optimalen Auslastung unserer Kitas
• Aktive Unterstützung bei der Platzvergabe: Koordination von Besichtigungsterminen, Nachfassen bei Interessenten
• Erhebung und Dokumentation von Feedback zu Zu - und Absagegründen
• Unterstützung bei der Leadbearbeitung – von der Anfrage bis zum unterschriebenen Vertrag

Schnittstelle Billing

• Enge Abstimmung mit dem Billing-Team zu allen vertragsrelevanten Daten und Übergaben
• Sicherstellung einer sauberen Datenbasis als Grundlage für die korrekte Abrechnung
• Beteiligung an der Weiterentwicklung unserer Verwaltungsprozesse

Prozessaufbau & Digitalisierung

• Aktive Mitgestaltung bei der Optimierung und Digitalisierung der Vertragsprozesse
• Mitarbeit an der Definition und Dokumentation von Soll-Prozessen
• Einbringen von Praxiserfahrungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe

DAS BRINGST DU MIT

• Mehrjährige Berufserfahrung im Vertragsmanagement, in der Sachbearbeitung oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle – idealerweise bei einem Kita-Träger oder in einem bildungsnahen Umfeld
• Fundierte Kenntnisse des Hamburger Kitasystems: Du kennst die Hamburger Behördenlandschaft, Gutscheinprozesse, Leistungsbewilligungen und die spezifischen Abläufe der Kita-Trägerverwaltung – das ist für uns Voraussetzung, kein Nice- to - have
• Erfahrung in Kita-Management-Systemen (idealerweise KiON oder vergleichbar)
• Ein Gespür für Belegungssteuerung und die Bereitschaft, auch mit Sales-Orientierung zu denken und zu handeln
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise – auch bei komplexen, mehrstufigen Vorgängen
• Kommunikationsstärke: Du gehst souverän und serviceorientiert mit Eltern, Kita-Leitungen und Behörden um
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, Excel und Datenbanken
• Teamgeist und Bereitschaft zur engen Zusammenarbeit mit Billing, Belegung und Operations

VERSPROCHEN IST VERSPROCHEN. UNSERE TOP-BENEFITS FÜR DICH!

• Eine zentrale, verantwortungsvolle Rolle im Vertragsmanagement eines wachsenden Kita-Trägers mit 25 Standorten in Hamburg
• Klare Aufgabenverantwortung mit echtem Gestaltungsspielraum – du baust Prozesse mit auf, nicht nur mit
• Enge, wertschätzende Zusammenarbeit mit Kolleg:innen in Hamburg sowie dem Team in Wuppertal
• Hybrides Arbeiten mit bis zu 50 % Homeoffice
• Moderner Arbeitsplatz in unserem Hamburger Büro in der Stresemannstraße
• Faire Vergütung und echte Entwicklungsperspektive
• Strukturierte Einarbeitung und regelmäßige Feedbackgespräche
• 30 Tage bezahlter Urlaub plus freier Tag an Heiligabend
• Arbeitgeberzuschuss zur Fitnessmitgliedschaft und (E-)Bike-Leasing
• Betriebliche Altersvorsorge mit überdurchschnittlich hohem Arbeitgeberanteil
• Sinnstiftende Arbeit: Du gestaltest mit, dass Familien Bildung und Beruf besser vereinbaren können

Über uns

Kita|Concept ist seit 2022, Paula & Max seit 2024 und Kita Käptn Kaninchen seit 2025 Teil der internationalen Partou-Gruppe.
In unseren 69 Kindertagesstätten in ganz Deutschland begleiten wir Kinder mit Herz, Hingabe und pädagogischem Feingefühl. Unser Ziel: liebevolle Orte zu schaffen, an denen sich jedes Kind sicher fühlt, seine Persönlichkeit entfalten kann und spielerisch die Welt entdeckt.
Kita|Concept steht für individuelle, betriebsnahe Betreuungslösungen, die Familien und Unternehmen gleichermaßen entlasten. In enger Partnerschaft mit Arbeitgebern entstehen so besondere Kitas direkt am Arbeitsplatz oder in unmittelbarer Nähe.
Paula & Max hingegen widmet sich ausschließlich dem Betrieb privater Kindertagesstätten – familiär, modern und mitten im Leben der Stadtteile verankert. Hier finden Kinder ein zweites Zuhause und Eltern eine verlässliche Begleitung im Alltag.
Kita Käptn Kaninchen ist ein innovativer, familienorientierter Kita-Träger mit 18 Einrichtungen in Hamburg, der Kinder von ca. 11 Monaten bis zur Einschulung liebevoll betreut, ihnen vielfältige Bildungs- und Erlebnisräume bietet und sie inklusiv sowie spielerisch auf die Zukunft vorbereitet.