Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d)

Wir denken Hausverwaltung weiter. Bist du dabei?

Für unser Team der Jürgens Hausverwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n teamorientierte:n und engagierte:n Kolleg:in (m/w/d) als Teamassistenz.

Wir sind eine etablierte Immobilienverwaltung mit über 2.000 verwalteten Wohneinheiten in Hamburg und Umgebung. Wir verbinden moderne digitale Tools mit persönlichem Service, der die Bedürfnisse unserer Eigentümer:innen und Mieter:innen in den Mittelpunkt stellt. Wenn du Lust hast, die Zukunft der Immobilienverwaltung aktiv mitzugestalten, bist du bei uns genau richtig!

Aufgaben

• Fester Anker: Du hältst dem Team den Rücken frei und sorgst für reibungslose Abläufe im Büro.
• Kommunikation & Koordination: Du nimmst Anfragen von Eigentümern, Beiräten, Mietern und Dienstleistern an, priorisierst sie und leitest sie strukturiert weiter (Telefon, E-Mail).
• Termin- & Fristenmanagement: Du koordinierst Termine (intern/extern), behältst Wiedervorlagen, Abgabefristen und Eskalationen im Blick und erinnerst proaktiv.
• Dokumenten- und Vorgangsorganisation: Du legst Vorgänge an, pflegst Akten (digital/analog), kümmerst dich um Ablage, Versionen, Nachweise und saubere Dokumentation.
• Unterstützung bei Rechnungen & Freigaben: Du sammelst Rechnungen/Belege, prüfst Formalien, ordnest sie Vorgängen zu und bereitest sie zur Freigabe vor.
• Datenpflege im Verwaltungsprogramm: Du pflegst Stammdaten, Kontaktdaten, Vorgänge, Wiedervorlagen und Dokumente.Qualität & Struktur: Du erkennst Chaos früh, bringst Ordnung rein und schlägst Verbesserungen vor (Checklisten, Standards, Vorlagen).

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Bürokauffrau/-mann
• Quereinsteiger:innen mit relevanten Qualifikationen sind willkommen
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in Assistenz und/oder Backoffice-Funktionen sind von Vorteil
• Eigenständige, freundliche und kompetente Betreuung unserer Kunden
• Wo andere Probleme sehen, suchst du nach Lösungen
• Begeisterung für digitale Prozesse und die Bereitschaft, dich schnell und gerne in neue Tools einzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

• Eine unbefristete Festanstellung mit 30 Tagen Urlaub und attraktiver Vergütung
• Eine Unternehmenskultur, die von Lösungsorientierung, Wertschätzung und Respekt geprägt ist und ein engagiertes Team
• Umstellung auf modernste Ausstattung und Software – du bist Teil der Transformation
• Einladende Büroräume mitten in Hamburg-Winterhude
• Flexible Arbeitszeiten, Freizeitausgleich für Überstunden und partiell Home-Office Möglichkeit
• Kontinuierliche Weiterentwicklung durch regelmäßige Weiterbildung

Schließe dich unserem dynamischen Team als Teamassistenz Immobilienverwaltung (m/w/d) an und gestalte die Zukunft mit modernen Tools und persönlichem Service. Bewirb dich jetzt in Hamburg!