Executive Assistant (m/w/d)

Über talenthafen

talenthafen steht für Exzellenz im modernen Recruiting. Wir sind eine strategische Beratung und ein Systemhaus für Arbeitgeberpositionierung und Personalgewinnung – mit technologischer Tiefe, klaren Systemen und operativer Umsetzungskraft.

Im DACH-Raum zählen wir zu den führenden Unternehmen in unserem Segment. Mittelständische und große Organisationen wie Audi, FRoSTA und die Sparkasse vertrauen auf unsere Expertise. Unser Anspruch: den Markt nicht nur begleiten, sondern aktiv mitgestalten.

Hinter diesem Anspruch steht ein junges, stark wachsendes Team von über 50 ambitionierten Persönlichkeiten, die unternehmerisch denken und Verantwortung übernehmen – auf mehr als 900 m² in Hamburg-Bahrenfeld. Wir entwickeln eigene Systeme, implementieren Automatisierungen und integrieren KI konsequent in unsere Prozesse und Kundenstrukturen.

Die Rolle

Damit unser Wachstum strukturell und organisatorisch auf höchstem Niveau skaliert, suchen wir eine Executive Assistant mit HR-Affinität, die als integraler Bestandteil unseres Leadership-Teams agiert - nicht als Assistenz im klassischen Sinne, sondern als unternehmerische Kraft mit echter Gestaltungsmacht.

Du arbeitest direkt mit dem CEO zusammen und unterstützt die Geschäftsführung in allen Belangen – strategisch wie operativ. Du bist Sparringspartner auf Augenhöhe und zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und operativen Prozessen. Du bringst Ordnung, Tempo und Klarheit in eine Organisation, die schnell wächst und hohe Standards lebt.

Diese Rolle trägt echte Verantwortung – und genau das macht sie aus. Wer hier erfolgreich ist, will nicht einfach nur mitarbeiten, sondern wirklich mitgestalten und Dinge bewegen.

Aufgaben

Deine Aufgaben

Operations & Geschäftsführungsnähe

• Du unterstützt den CEO und die Geschäftsführung umfassend – von der Vorbereitung strategischer Entscheidungen bis zur Sicherstellung des operativen Tagesgeschäfts
• Du priorisierst Themen vorausschauend, erkennst Handlungsbedarf frühzeitig und sorgst dafür, dass die Geschäftsführung sich auf das Wesentliche konzentrieren kann
• Du strukturierst und orchestrierst Meetings, Entscheidungsprozesse und interne Kommunikation – mit dem Ziel, Geschwindigkeit und Klarheit zu schaffen
• Du stellst sicher, dass Office und interne Abläufe reibungslos, professionell und strukturiert funktionieren – vor Ort wie remote
• Du bist strategische Anlaufstelle für das Team: nahbar, lösungsorientiert und klar in deiner Rolle

People & HR

• Du konzipierst und verantwortest ein skalierbares Onboarding-Erlebnis, das neue Teammitglieder vom ersten Tag an auf Performance-Level bringt
• Du steuerst das Recruiting – von der Bedarfsdefinition über strukturierte Interviews bis zur finalen Entscheidung – mit dem Ziel, echte A-Player zu gewinnen
• Du übernimmst volle Verantwortung für alle HR-relevanten Prozesse: Verträge, Vergütungsstrukturen sowie die enge Abstimmung mit Finance und externer Steuerberatung
• Du entwickelst unsere People- und Organisationsprozesse kontinuierlich weiter – datenbasiert, effizient und skalierbar

Events & Kultur

• Du planst und steuerst Team-Events, Offsites und Retreats – nicht nur organisatorisch, sondern mit echtem Blick auf Kultur, Zusammenhalt und Performance
• Du verantwortest internationale Events an Destinationen wie Kapstadt oder Ibiza – von der Konzeption über die Planung bis zur reibungslosen Durchführung vor Ort
• Du bist Teil dieser Events und gestaltest aktiv das Erlebnis mit - als Gastgeberin und kulturelle Kraft des Unternehmens

Qualifikation

Was du mitbringst

• Du hast Strukturen aufgebaut und skaliert – nicht nur verwaltet
• Du übernimmst Verantwortung mit Freude: Du erkennst Themen, bevor sie entstehen, und löst sie, bevor sie zum Problem werden – ohne dass jemand fragen muss
• Exzellente organisatorische und konzeptionelle Fähigkeiten kombiniert mit hoher Umsetzungsstärke
• Klare, souveräne Kommunikation auf allen Ebenen – vom Team bis zur Geschäftsführung
• Sicherer Umgang mit modernen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack etc.) und die Fähigkeit, Systeme sinnvoll aufzusetzen und weiterzuentwickeln
• Gutes Verständnis für skalierende Organisationen, idealerweise mit Einblicken in Recruiting, Performance Management und Kulturentwicklung
• Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Warum talenthafen?

• Ein junges, stark wachsendes Team mit echtem Zusammenhalt und gemeinsamen ambitionierten Zielen
• Eine Rolle mit echter Reichweite: Du gestaltest aktiv mit, wie wir als Organisation wachsen – nicht nur intern, sondern auch als Marke
• Attraktives Gehalt mit klarem Entwicklungsplan und Perspektive
• Spannende, namhafte Kunden: Lorenz Bahlsen, ZF, UKE, McDonald’s, BoConcept u. v. m.
• Modernes, neues Office in Hamburg-Bahrenfeld – kreativ und professionell zugleich
• Strukturierte Einarbeitung, ehrliches Mentoring und kurze Entscheidungswege

Deine Benefits

• 500 € Gesundheitsbudget oder Zuschuss zum Wellpass
• Zuschuss zum Deutschlandticket
• 50 € monatlich für deine Altersvorsorge
• MacBook – auch zur privaten Nutzung
• Regelmäßige Team-Events alle 2 Monate
• Raum zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Und viele mehr (siehe Karriereseite)

Klingt nach deinem nächsten Schritt?

Bring gemeinsam mit talenthafen den Recruiting-Markt in DACH auf das nächste Level.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung – gerne mit einer Antwort auf folgende Frage:

„Wie sieht dein perfekter erster Monat als Executive Assistant bei talenthafen aus?“

Bewirb dich direkt oder schreib uns – wir freuen uns auf den Austausch.