Persönliche Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die DW Deutschland GmbH ist ein Hamburger Medien- und Marketingbüro. Wir unterstützen Unternehmen aus Industrie, Gewerbe und Handwerk dabei, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und ihre Marke erfolgreich zu präsentieren – von der Konzeption bis zur Umsetzung.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Persönliche Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d), die zuverlässig, organisiert und vorausschauend arbeitet und der Geschäftsführung sowohl operativ als auch administrativ den Rücken freihält.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen Aufgaben im geschäftlichen und gelegentlich privaten Kontext
• Erstellung von Rechnungen, Pflege des Mahnwesens und allgemein kaufmännische Abläufe
• Grundlegende Buchhaltungstätigkeiten (z. B. Sortieren und Ablegen von Eingangsrechnungen)
• Pflege und Verwaltung von Verträgen, Unterlagen und digitalen Ablagestrukturen
• Kommunikation mit internen Teams, Kunden und externen Dienstleistern
• Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
• Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Protokollen, Dokumenten & Berichten
• Allgemeine Büroorganisation und administrative Unterstützung
• Unterstützung des Projektmanagements (z. B. Zuarbeiten, Struktur, Follow-ups)
• Übernahme kleiner organisatorischer Erledigungen wie Botengänge oder Besorgungen bei Bedarf

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Vorerfahrung in Rechnungsstellung, Mahnwesen oder ähnlichen kaufmännischen Tätigkeiten
• Erfahrung in Assistenz-, Office- oder administrativen Rollen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Organisationstalent und Freude an Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Affinität zu digitalen Tools
• Teamorientiert, lösungsorientiert und Hands-on-Mentalität

Benefits

• Attraktives & faires Vergütungspaket
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung – Du bekommst echte Einblicke, kannst Dich schnell weiterentwickeln und sowohl beruflich als auch persönlich über Dich hinauswachsen
• Exklusives Branchenwissen, das Du nur in Top-Agenturen bekommst, plus regelmäßige Weiterbildungen & Trainings
• Klare Entwicklungsperspektiven – z. B. in Richtung Projekt-, Marketing- oder Teamleitung
• Modernste Arbeitsausstattung (MacBook, ergonomische & höhenverstellbare Arbeitsplätze)
• Firmenfitness, damit Du gesundheitlich & mental top aufgestellt bleibst
• Quereinstieg möglich, weil Talent & Motivation mehr zählen als perfekte Lebensläufe
• Moderne Unternehmenskultur, flache Hierarchien & extrem kurze Entscheidungswege
• Arbeitsplatz im ❤️ von Hamburg

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!