Head of Operations / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Wir sind eine Softwarefirma aus Hamburg mit einer Mission: Software zu entwickeln, die den Alltag ihrer Anwender:innen wirklich verbessert. Von Startups bis zu internationalen Konzernen begleiten wir unsere Kund:innen als echte Partner - von der ersten Idee bis zum fertigen System.

Unsere Kultur basiert auf Transparenz, Mitbestimmung und Fokus. Bei uns werden alle Kolleg:innen in wichtige Entscheidungen einbezogen, von der Projektauswahl bis zur Gehaltsstruktur. Wir schaffen ein Umfeld, in dem du dich voll auf deine Aufgaben konzentrieren kannst, ohne von unnötigen Meetings oder ständig wechselnden Projekten abgelenkt zu werden.

Die Stelle ist sowohl in Vollzeit als auch in Teilzeit (z.B. mit 32 Stunden/Woche) möglich.

Aufgaben

Deine Mission ist das operative Fundament, sodass sich unsere Engineers auf ihre Projekte und die Geschäftsführung auf strategische Themen konzentrieren können.

Als Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit unseren drei Gründern zusammen. Deine Rolle hat zwei spannende Seiten: Einerseits bist du das stabile Fundament unseres operativen Geschäfts und meisterst zuverlässig wiederkehrende administrative Aufgaben. Andererseits arbeitest du eng mit der Geschäftsführung an Projekten, bei denen du eigene Ideen einbringst und ein hohes Maß an Verantwortung übernehmen wirst.

Deine zentralen Aufgaben umfassen:

• Finanzbuchhaltung: Du übernimmst die vorbereitende Buchhaltung, bearbeitest Ein- und Ausgangsrechnungen (z.B. mit Lexoffice) und behältst den Überblick im Projektcontrolling (Google Sheets).
• HR Management & Lohnbuchhaltung: Du managst administrative HR-Prozesse und bereitest die Lohnbuchhaltung vor (z.B. mit Personio).
• Office Management: Du bist die gute Seele unseres Büros und Anlaufstelle für unsere Engineers, kümmerst dich um das Onboarding neuer Kolleg:innen und übernimmst die Ownership über das Office.
• Organisation & Koordination: Du planst und organisierst interne sowie externe Veranstaltungen (z.B. Team-Events, Messeauftritte), buchst Reisen und behältst bei allen wichtigen Deadlines und Terminen den Überblick.
• Unterstützung bei Marketing & Employer Branding: Du hilfst bei der Organisation von Maßnahmen zur Stärkung unserer Arbeitgebermarke, organisierst die Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern und pflegst unsere Kundenbeziehungen.
• Unterstützung der Geschäftsführung: Du begleitest nicht nur Termine, sondern gestaltest Projekte aktiv mit oder übernimmst diese vollständig. Du bearbeitest vertrauliche Themen und bringst proaktiv eigene Vorschläge ein.

Qualifikation

Dein Profil: Was du mitbringst

• Eigeninitiative & Proaktivität: Du erkennst, wo Unterstützung gebraucht wird und packst selbstständig an. Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern gestaltest aktiv mit.
• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen verschiedenen Themen den Überblick, arbeitest strukturiert und liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen.
• Kommunikationsstärke: Du kommunizierst klar, proaktiv und professionell – sowohl intern als auch extern. Diskretion ist für dich selbstverständlich.
• Erfahrung: Du hast bereits in der Position als Head of Operations oder Assistenz der Geschäftsführung gearbeitet und hast Erfahrung aus der Buch- oder Lohnbuchhaltung.
• Controlling: Du bist sicher im Umgang mit Google Sheets (oder Excel), kannst mit Zahlen umgehen und selbstständig Auswertungen anfertigen.
• Tool-Affinität: Du findest dich schnell in neuen Programmen zurecht. Erfahrung mit Tools wie Slack, LexOffice oder Personio ist ein Plus.

Benefits

Unsere Benefits: Was wir dir bieten

Wir möchten, dass du dich bei uns wohlfühlst und weiterentwickeln kannst. Deshalb bieten wir dir mehr als nur einen Job:

• Flexibilität & Vertrauen: Profitiere von flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit zur Teilzeitarbeit und Workations.
• Top-Ausstattung: Wähle deinen Laptop und deine weiteren Arbeitsmittel selbst aus - arbeite mit den Tools, die dich am produktivsten machen.
• Weiterentwicklung & Mentoring: Profitiere vom direkten Austausch mit der Geschäftsführung, erhalte regelmäßiges Feedback und entwickle dich bei uns persönlich und fachlich weiter.
• Erfolgsbeteiligung: Profitiere von unserem transparenten Bonussystem und werde direkt am Unternehmenserfolg beteiligt.
• Tolle Arbeitsatmosphäre: Freu dich auf regelmäßige Team-Events, ein modernes Büro mit guter Anbindung, freie Getränke und die Möglichkeit, deinen Hund mitzubringen.
• Sicherheit & Erholung: Wir bieten dir einen unbefristeten Arbeitsvertrag und 30 Urlaubstage pro Jahr.

Klingt das nach dir?

Dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören! Schick uns deine Bewerbung und erzähl uns, warum du die richtige Person für diese Rolle bist.

Bewerbungsprozess

1. Telefoninterview (~30 Min): Ein lockeres erstes Kennenlernen, um zu sehen, ob die Chemie stimmt.
2. Persönliches Interview (~2 Std): Wir treffen uns in unserem Büro. Du bearbeitest zwei praxisnahe Aufgaben, wir besprechen die Details der Rolle und du lernst das Team und unsere Räumlichkeiten kennen.