EU- und Drittmittelkoordinator*in (m/w/d)

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands führende Forschungs­einrichtung. Ihre 84 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial- und Geistes­wissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz.

Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschafts­campus Hamburg‑Bahrenfeld und erforscht künstliche Quanten­zustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld.

Derzeit werden 15 laufende Drittmittel­projekte koordiniert und mehr als 10 Fellows aus unterschiedlichen Programmen betreut. Die Projekte decken vielfältige thematische Schwerpunkte ab und werden zum Teil in Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partner­institutionen umgesetzt. Darüber hinaus werden jährlich etwa 25 Förderanträge administrativ begleitet.

Ihre Aufgaben

Beratung und Antragsbegleitung

• Beratung zu Förderprogrammen und Rahmenbedingungen (z. B. EU, DFG, Bund)
• Unterstützung von Wissenschaftler*innen bei der Planung und Erstellung von Drittmittel­anträgen
• Qualitätssicherung der Antragsunterlagen und Koordination interner Prüfprozesse

Koordination der Drittmittel­prozesse im Institut

• Ansprechpartner*in für strategische und grundsätzliche Fragen des Drittmittel­managements
• Entwicklung, Abstimmung und Umsetzung effizienter Verwaltungs­abläufe
• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorgaben

Projekt- und Finanz­management

• Betreuung Drittmittel­projekte ab Bewilligung bis Abschluss
• Finanz­controlling
• Unterstützung bei personal­bezogenen Prozessen (national und international)
• Fristgerechte Erstellung von Berichten und Dokumentationen für Fördergeber
• Betreuung von Fellows und Projekt­mitarbeitenden

Zusammenarbeit und Kommunikation

• Enge Abstimmung mit Forschenden, Fachabteilungen der Verwaltung und externen Partnern
• Vermittlung zwischen Wissenschaft, Administration und Förderinstitutionen
• Vertretung des Instituts bei den relevanten Arbeitskreisen und Netzwerken

Ihr Profil

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschul­studium (Master/​Diplom) in Naturwissenschaften, Verwaltungs­wissenschaften, Recht oder Wirtschaft.
• Sie bringen erste Erfahrungen im Drittmittel‑ oder Forschungs­management mit – dies ist von Vorteil.
• Idealerweise kennen Sie nationale und europäische Förder­programme – insbesondere EU‑Formate.
• Sie verfügen über Kenntnisse in Budget‑ und Finanz­prozessen sowie im Umgang mit Förder‑ und Drittmitteln, die zu Ihren Stärken zählen.
• Sie besitzen starke interkulturelle Kommunikations‑ und Beratungs­kompetenz.
• Sie arbeiten strukturiert und verlässlich und freuen sich auf eine service­orientierte Zusammenarbeit mit Forschenden.
• Sie sprechen verhandlungssicher Englisch sowie sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen­kenntnisse sind ein Plus.
• Sie haben die Fähigkeit, sich fehlende Kenntnisse in den genannten Aufgaben­bereichen zügig anzueignen und erfolgreich anzuwenden.

Unser Angebot

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Entwicklungs­möglichkeiten in einem wachsenden interdisziplinär und international ausgerichteten Forschungs­institut mit langfristiger Perspektive
• Ein angenehmes, kollegiales Arbeitsumfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude
• Ein breit gefächertes Angebot an individuellen Weiterbildungs­möglichkeiten steht zur Verfügung
• Die Vereinbarkeit von Privatleben, Familie und Beruf ist wichtiger Bestandteil unserer Personal­politik und wird von uns aktiv unterstützt
• Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Stelle mit der Option der Übernahme in ein unbefristetes Arbeits­verhältnis
• Zuschuss zum Profiticket als Deutschland-Ticket
• Vergütung und Sozialleistungen je nach Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) sowie zusätzliche Alters­versorgung (VBL)

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins. Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungs­portal . Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 31. Dezember 2025 ein.