Projektkoordinator/-in (all genders) Helpdesk - im Zentrum Geburtshilfe, Kinder- und Jugendmedizin

Gemeinsam besser. Fürs Leben.

Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 17.000 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Job-ID: J000007176
Art der Anstellung: Befristet
Arbeitszeit: Vollzeit/Teilzeit
Bewerben bis: 02.11.2026
Unternehmensteil: UKE_Zentrum für Geburtshilfe, Kinder- u. Jugendmedizin
Tätigkeitsbereich: Management & Verwaltung
Bereich: Klinik für Pädiatrische Hämatologie und Onkologie

Das macht die Position aus

Die Klinik und Poliklinik für Pädiatrische Hämatologie und Onkologie am Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf ( eine der größten Einrichtungen ihrer Art in Deutschland und versorgt mit einem multidisziplinären Team das gesamte Spektrum der Kinderhämatologie und -onkologie.

In der Studienzentrale HIT-MED werden im Auftrag der GPOH (Gesellschaft für Pädiatrische Onkologie und Hämatologie) die Behandlungen von Kindern und Jugendlichen mit Medulloblastomen, Ependymomen, CPT und Pinealistumoren wissenschaftlich begleitet.

Sie werden Teil eines hochmotivierten und interdisziplinären Teams von Ärzt:innen, Psycholog:innen, Projektmanager:innen, Wissenschaftler:innen, Dokumentari:nnen und Studierenden sein, das sich zum Ziel setzt, die Versorgung von pädiatrischen Patient:innen mit diesen Hirntumoren zu verbessern und neue innovative Therapieoptionen zu etablieren.

Für das Nachsorgeprojekt HIT-Life in unserer HIT-Studienzentrale () ist ab 01.01.2027 eine Position als Projektkoordinator:in (Help Desk) (all genders) in Vollzeit zu besetzen. Die Position ist vorerst bis 30.06.2030 befristet.

Die Position kann auch mit Teilzeitkräften besetzt werden.

Ihren Aufgaben:

Der Aufgabenbereich der/des Projektkoordinator:in umfasst primär die Kommunikation und Planung mit den Patient:innen und die administrative Unterstützung des gesamten Projektes;

• Aufbau und Koordination eines Help Desks für die Beratung der Patienten im Nachsorgezentrum
• Koordinative Unterstützung des Patienten Managers in der Kommunikation mit dem:r Patienten:in zur Planung und Nachbereitung des Nachsorge-Besuches inkl. Unterkunft, Übernachtung, Anreise
• Umsetzung potenzieller Empfehlungen durch eine qualifizierte fachliche Beratung
• Sicherstellung der zeitlich eng getakteten Untersuchungstermine im Nachsorgezentrum
• Anlaufstelle für die Patient:innen über die gesamte Projektlaufzeit
• Besprechung der Patientenfragen mit dem Kinderonkologen und anschließender Rückmeldung an den Patienten
• Austausch mit den Patientenvertreter:innen
• regelmäßige Teilnahme an Arbeitsgruppentreffen auch standortübergreifend
• Unterstützung im Projektcontrolling
• Überwachung des Kostenstellenbudgets und der Drittmittelkonten
• Budgetplanung
• Selbstständige Erfassung, Pflege und Qualitätssicherung von Patientendaten in klinischen Datenbanken unter Einhaltung von Datenschutz- und Studienrichtlinien.
• Unterstützung bei der Studienvorbereitung (z. B. Erstellung von Studienunterlagen, Ethikanträge).
• Erstellen von Übersichten und Entscheidungsvorlagen für das Projekt
• Mitwirkung bei der Erstellung von Projektberichten und Datenauswertungen.
• Qualitätssicherung der Dokumentation und Meldung von Abweichungen an die Studienleitung
• Schulung neuer Projektmitarbeiter:innen (intern/extern)
• Administrative Unterstützung (Terminplanung, Dokumentenmanagement)
• Unterstützung der Projektleitung in der Durchführung und Planung der wissenschaftlichen Auswertungen der Studie
• Vorbereitung von Publikationen
• Herstellung von Informationsmaterialien

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung vornehmlich im im Bereich Krankenhaus und Umfeld, oder kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Betriebswirtschaftliche Kenntnisse
• Buchhaltungskenntnisse
• EDV-Organisationskenntnisse
• Englischkenntnisse
• Grafik- und Projektplanungssoftwarekenntnisse
• Krankenhausmanagementkenntnisse
• Krankenhausrechtskenntnisse
• MS-Office-Kenntnisse
• Pflegeprozesskenntnisse
• Projektmanagementkenntnisse
• Kenntnisse in Qualitätsmanagementmethoden
• SAP-PS-Kenntnisse
• Analyse komplexer Sachverhalte
• Eigeninitiative, Kommunikationsfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Kulturadäquates Handeln,
• Selbstbewusstes Auftreten, Selbstständigkeit, Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Verhandlungsgeschick
• Wirtschaftliches Handeln

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z.B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Faire und transparente Vergütung nach unserem Tarifvertrag TVöD/VKA (49.000 €- 68.900 €) unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Berufs­erfahrung. Die Gehaltsangabe bezieht sich auf eine Vollzeitstelle mit 38,5 Wochenstunden. Die genannten Beträge sind Richtwerte und stellen kein Gehaltsversprechen dar.
• Gezielte und individuelle Weiterentwicklung auf Fach- und Projektebene ist gegeben, so bieten wir eine langfristige Perspektive in einem sinnstiftenden Umfeld
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungspro­gram­me an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Per­sonalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutsch­landticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrrad­service; Option zum Dienstrad-Leasing
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreu­ung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebe­dür­ftigen Angehörigen
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätig­keit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissens­austausch im Team
• Unser Mitarbeitenden Restaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände

Kontakt ins UKE

Kontakt zum Fachbereich
Frau Sandra Frohnert
+49 (0) 40 7410-54270
[email protected]

Kontakt zum Recruiting
Recruiting Team
+49 (0) 40 7410-52599

Über uns

Wir leben Diversität und schätzen Vielfalt

Wir bieten ein Arbeitsumfeld, das unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft oder Religion gleiche Chancen ermöglicht. Dieses bestätigen wir mit dem Beitritt zur Charta der Vielfalt. Wir streben ausdrücklich eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an, insbesondere beim wissenschaftlichen Personal in Forschung und Lehre. Gleiches gilt im Falle einer Unterrepräsentation eines Geschlechts im ausschreibenden Bereich. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.