Sekretär:in Senior (all genders) im Institut für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung

Das macht die Position aus

In dieser Position unterstützen Sie, gemeinsam mit einer Kollegin, die Direktorin des Instituts für Infektionsforschung und Impfstoffentwicklung und ihr Team aus Ärzt:innen und Wissenschaftler:innen. Im Bereich der Forschung beschäftigen wir uns derzeit vor allem mit Fragestellungen im Themenbereich neu auftretende Viren und Infektionsforschung. Dabei legen wir einen besonderen Fokus auf die frühe Impfstoffentwicklung gegen neue Erreger und die Pathogenese von Viruserkrankungen. Das Institut koordiniert zudem den Sonderforschungsbereich 1648 „Emerging Viruses: Pathogenesis, Structure, Immunity“.

• Telefonische Korrespondenz, Terminverwaltung, Bearbeitung der Email-Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage und Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
• Unterstützung im Personalmanagement:
  • Verwaltung von Einstellungs-, Urlaubs- und Reiseanträgen, Vertragsänderungen und Abwesenheiten
  • Unterstützung beim Onboarding und Offboarding (u.a. Überprüfung der Checklisten, Organisation von Arbeitsmaterial (IT) und Vorbereitung von Arbeitsplätzen)
  • Terminierung von Mitarbeiter:innengesprächen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen, Fortbildungsveranstaltungen und Kongressen, Raumbuchung, Catering
• Literatur- und Internetrecherche
• Postbearbeitung
• Datenpflege und –erfassung
• Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
• Schriftverkehr und Erstellung von Schreibarbeiten in deutscher und englischer Sprache
• Beschaffungsangelegenheiten
• Abwesenheitsvertretung eine:r Kolleg:in im administrativen Bereich

Die Position ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.12.2028 befristet.

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau im Gesundheitswesen / für Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Ausbildungen
• Kenntnisse zur selbstständigen Organisation eines Sekretariats sowie gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache
• MS Office Kenntnisse inklusive Outlook
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick
• Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, Kooperationsfähigkeit, Diskretion
• Serviceorientiertes Auftreten sowie lösungsorientiertes Handeln

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände