Büroassistent*in / Sekretär*in (m/w/d)

Für die Büroorganisation der Mitarbeitendenvertretung (MAV) in unserer Geschäftsstelle in Hamburg Barmbek suchen wir eine*n Büroassistent*in / Sekretär*in (m/w/d) Ihr Arbeitsplatz Reizt Sie eine Bürotätigkeit in der Mitarbeitendenvertretung? Wenn ja, dann unterstützen Sie die Kolleg*innen des MAV Teams bei abwechslungsreichen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben mit Sitz in unserer Geschäftsstelle. Sie werden in vielen administrativen Themen der Mitarbeitervertretung assistieren und auch Ansprechperson bei eingehenden Anrufen oder Anliegen sein. Es erwartet Sie ein Büromanagement inkl. Bestellwesen mit viel Kontakt zu den MAV Mitgliedern aber auch aaost Mitarbeiter*innen. Das spricht Sie an? Prima. Wir freuen uns auf Sie!

Aufgaben im Überblick

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation
• Kassen- und Bankführung für die MAV
• Vor- und Nachbereitung des Sitzungsraums
• Erledigung von Einkäufen, Bestellungen, Vorratshaltung
• Vorbereitung der Sitzungsprotokolle und Zusammenstellung von Unterlagen
• Nachbereitung der Sitzungen
• Pflege von Personalunterlagen und Ablagetätigkeiten
• Terminkoordination sowie Postbearbeitung und -versand
• Organisation von Veranstaltungen (z.B. Mitarbeiter*innenversammlungen, Klausurtage)
• Telefondienst und Annahme von Anrufen
• Unterstützung der Tätigkeit der Sicherheitsbeauftragten
• Bearbeitung von Unfallanzeigen und Schwangerschaftsmeldungen

Wir suchen

• Eine MAV Teamverstärkung idealerweise mit Berufserfahrung im Sekretariat, Officemanagement oder als kaufmännische Assistenz
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kommunikationsmitteln
• Organisationstalent, ausgeprägte Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten
• Flexibilität, Teamgeist und Humor
• Eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Freude an der Kommunikation mit Menschen

Wir bieten

• Eigenverantwortliches und selbstständiges Arbeiten
• Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung (EZVK)
• 30 Tage Urlaub (bei einer 5 Tage-Woche), flexible Arbeits- und Freizeitmodelle, Sonderentgelte im Juni und November, die Möglichkeit, ein Zeitwertkonto einzurichten
• Eine kostenlose psychosoziale Beratung für Familie und Beruf
• Mitarbeiterevents sowie Ermäßigungen für Sport-, Wellness, Online Shopping- und Kulturangebote
• Ein bezuschusstes, kostengünstiges HVV Deutschlandticket

Weitere Informationen

Arbeitsbeginn: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Befristung: Krankheitsvertretung - zunächst befristet

Arbeitszeit: 20 Stunden / Woche

Fragen beantwortet Ihnen gern:

Dennis Wendel

Vorsitzender der MAV aaost

Telefon: 0160 90775834

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt. Das Leitbild unserer Stiftung spiegelt unser christliches Selbstverständnis wider und bildet die Grundlage Ihres Handelns.

Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt.

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