Assistenz (w/m/d) - dem technischen Vertrieb den Rücken freihalten

Key Infos auf einen Blick

📍 Standort: Hamburg – gut erreichbar, fester Office-Bezug

🏠 Arbeitsmodell: ca. 80 % Office | ca. 10 % Home Office | ca. 10 % Reisen

📆 Arbeitszeit: Teilzeit (20–30 Std./Woche) oder Vollzeit möglich

⏰ Flexibilität: Gleitzeit im Rahmen der Geschäftszeiten

🚀 Start: ab 01.03.2026 oder nach Vereinbarung

Aufgaben

🛠 Ihre Aufgaben – so steigen Sie ein

• Sie übernehmen Assistenzaufgaben von A bis Z im Vertriebs- und Marketingalltag
• Sie bereiten Angebote, E-Mails und Unterlagen vollständig, strukturiert und fehlerfrei vor
• Sie arbeiten sich in unsere Systeme ein und nutzen diese sicher und eigenständig
• Sie pflegen Excel-Listen (Pivot), Reportings und Übersichten zuverlässig und nachvollziehbar
• Sie etablieren eigene Routinen zur Qualitätskontrolle, bevor Inhalte weitergegeben werden
• Sie sorgen dafür, dass die Leitung ohne zusätzliche Nacharbeit oder Qualitätssicherung weiterarbeiten kann

🚀 Nach der Einarbeitung übernehmen Sie Verantwortung für

• Selbstständige Bearbeitung von Angeboten und Anfragen mit geringem Beratungsbedarf
• Verlässliche Zuarbeit für das Sales-Team – termingerecht, vollständig und sauber
• Eigenständige Pflege und Aktualisierung aller relevanten Daten und Kennzahlen
• Struktur und Überblick bei Fristen, Terminen und organisatorischen Themen
• Proaktive Klärung offener Punkte, bevor sie zu Rückfragen oder Verzögerungen führen

Wichtig : Diese Rolle lebt davon, dass Aufgaben einmal gemacht – und dann richtig erledigt sind.

Qualifikation

Must-have – erfolgskritisch für diese Position

• Ausgeprägte Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit
  Sie arbeiten so, dass Aufgaben vertrauensvoll übergeben werden können.
• Eigenverantwortung für Qualität
  Sie prüfen Ihre Arbeit selbstständig, entwickeln verlässliche Kontrollroutinen und geben nichts ungeprüft weiter.
• Struktur und Verlässlichkeit im Arbeitsalltag
  Sie behalten auch bei parallelen Aufgaben den Überblick und priorisieren sinnvoll.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. B2)
  Für interne Abstimmungen, Dokumentation und klare Kommunikation.
• Sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2)
  Für die Zusammenarbeit mit internationalen Kund:innen und Partnern.
• Sicherer Umgang mit Excel, inkl. Pivot-Tabellen
  Listen, Auswertungen und Reportings gehören für Sie selbstverständlich zum Arbeitsalltag.
• Technisches Grundverständnis
  Sie möchten verstehen, worum es fachlich geht – auch wenn Sie selbst nicht beraten.

Nice-to-have – hilfreich, aber erlernbar

• Erfahrung in einer Assistenz-, Vertriebs- oder Organisationsrolle
• Umgang mit CRM-, Ticket- oder Buchhaltungssystemen
• Erfahrung in Messe- oder Marketingorganisation
• Kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftliches Studium
• Auffrischungsbedarf bei Tools ist kein Ausschlusskriterium – Lernbereitschaft zählt

Benefits

✨ Was Sie erwartet

✅ Internationales Team mit mehreren Nationalitäten
✅ Fachlich starke Kolleg:innen und klare Zusammenarbeit
✅ Direkte Arbeit mit der Leitung – kurze Wege, klare Entscheidungen
✅ Flache Hierarchien und wertschätzender Umgang
✅ 30 Urlaubstage
✅ Deutschlandticket
✅ Weiterbildungsmöglichkeiten nach Bedarf
✅ Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
– Meetings überwiegend vormittags
– Teilzeit ausdrücklich willkommen
– Flexibilität im Alltag ist gelebte Praxis

🔎 Wer wir sind

PyroScience entwickelt und vertreibt hochpräzise optische Sensorlösungen für Forschung, Industrie und Umweltanwendungen. Seit vielen Jahren arbeiten wir international mit Kund:innen aus Wissenschaft und Industrie zusammen. Unser Anspruch: technische Exzellenz, verlässliche Prozesse und partnerschaftliche Zusammenarbeit.