Kaufmännische(r) Mitarbeiter/in Backoffice & Verwaltung mit Schwerpunkt Buchhaltung (m/w/d)

Egal ob Glamping, Mitarbeiterunterkünfte oder die Unterbringung von Menschen in Not – wir machen Erholung möglich. Für uns ist Schlaf mehr als ein Grundbedürfnis, er ist der Schlüssel für Wohlbefinden, Leistungsfähigkeit und Motivation. Mit über 15 Jahren Erfahrung, einer umfassenden Marktübersicht und einem weitreichenden Netzwerk sind wir die Experten, wenn es um temporäre Unterkünfte in anspruchsvollen Situationen geht.

Die SMI Unterkunftslösungen GmbH ist ein junges Unternehmen aus Hamburg mit StartUp-Charakter, das sich auf innovative Erholungs- und Unterkunftslösungen spezialisiert hat. Unsere wichtigsten Geschäftsbereiche sind der Großhandel und die Vermietung entsprechender Produkte für Events und besondere Situationen.

Aufgaben

In deiner Rolle als Mitarbeiter/in Backoffice & Verwaltung bist du die zentrale Stütze unserer administrativen Abläufe in unserem Hamburger Büro. Du übernimmst vielseitige Aufgaben im Büroalltag, unterstützt die Geschäftsführung und sorgst dafür, dass alle organisatorischen Prozesse rund laufen. Dank Dir haben die operativen Teams den Rücken frei und können sich voll unseren Kunden und Aufträgen widmen.

Buchhaltung & Lohnabrechnung

• Vorbereitende Buchhaltung und Rechnungswesen

• Erfassung von Rechnungen und Belegen für den Steuerberater.

• Kontenabstimmung, Rechnungskontrolle und Unterstützung im Mahnwesen.

• Erstellungen von Auswertungen

• Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung

• Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten und Urlaubstagen.

• Vorbereitung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das Lohnbüro.

• Verwaltung und Archivierung von Personalunterlagen

Backoffice & Verwaltung

• Administrative Aufgaben:

• Betreuung der allgemeinen Büroorganisation, inkl. Schriftverkehr, Ablage und Dokumentenmanagement.

• Verwaltung von Verträgen, insbesondere mit Versicherungen und externen Dienstleistern.

• Organisation von Geschäftsreisen, Terminkoordination und Unterstützung bei Veranstaltungen.

• Bestellwesen und Verwaltung von Büromaterialien sowie Überwachung des Lagerbestands.

• Prozessoptimierung & Digitalisierung:

• Mitarbeit bei der Einführung digitaler Systeme für Verwaltung und Backoffice.

• Unterstützung bei der ständigen Verbesserung interner Abläufe zur Effizienzsteigerung.

• Unterstützung der Geschäftsführung:

• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen.

• Assistenztätigkeiten wie Terminplanung, Reiseorganisation und allgemeine administrative Unterstützung.

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Erfahrung in der Büroorganisation, Verwaltung, Buchhaltung sowie Lohnabrechnung.
• Sorgfältige, sehr strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren.
• Kommunikationsstärke in Wort und Schrift, auf Deutsch insbesondere im Umgang mit dem Team, Geschäftspartnern und Kunden. Gleichzeitig eine hohe Wahrung der Diskretion, insbesondere im Umgang mit sensiblen Daten.
• Teamfähigkeit mit einem guten Gespür für um die Menschen um Dich
• Proaktives Organisationstalent mit lösungsorientierter Einstellung
• Sicherer Umgang mit Software wie MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV, Lexware) mit einer Affinität für IT.
• Affinität zu Digitalisierung und Offenheit für Prozessoptimierungen.
• Erfahrungen bzgl. Arbeitssicherheit und Unterweisungen sind ein Plus.
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung und der Zusammenarbeit mit Vertriebs- und Logistikabteilungen ist ein Plus

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten: Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, individuelle Absprachen möglich.
• Teilzeit-Option: Ideal für erfahrene Fachkräfte, die Flexibilität schätzen (ab 10h / Woche).
• Wachstumschance: Möglichkeit, zusätzliche Verantwortungsbereiche zu übernehmen und mit dem Unternehmen zu wachsen.
• Offene Unternehmenskultur: Flache Hierarchien, ein motiviertes Team, unkomplizierte Kommunikation sowie Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung.
• Ab sofort zu besetzen am Standort Hamburg -Hammerbrook.

Sende uns deine Bewerbung inklusive Gehaltsvorstellung, gewünschter Stundenanzahl und frühestmöglichem Eintrittstermin. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!