Executive Assistence to the CEO / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

☺️ Happy to Meet You:

Wir sind ein Hamburger Familienunternehmen in 2. Generation!

Verstaubt? Im Gegenteil - wir sind mutig und dynamisch, jung und erfahren (manche schon seit mehr als 25 Jahren Teil der Crew ⛵️), familiär und wertschätzend im Umgang - Humor, Neugier und Drive sind bei uns selbstverständlich an Bord (im Arbeitsalltag).

💙 What We Love Doing:

Seit 40 Jahren entwickeln wir digitale Lösungen für Rechtsabteilungen – von Mittelstand bis hin zu internationalen Konzernen wie Lufthansa oder Haribo - mit uns können sie mit KI mehr aus ihrem juristischer Datenschatz 🚀 holen und vor allem den Überblick über all die wichtigen Anliegen, die sie verantworten, behalten!

🏆 Dabei sind wir deutscher Marktführer. Unser Erfolgsrezept? Kontinuität, Kompetenz und vertrauensvolle, partnerschaftliche und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Aufgaben

Du wirst die Rechte Hand von mir Zoë, der Geschäftsführerin 🤚

💻 Du entlastest mich in der Koordination des Tagesgeschäft :

Planung, Priorisierung, Organisation und strukturierte Vorbereitung von Meetings, Projekten und Entscheidungen.

• Organisational Excellence: Du bist happy, wenn Du alle Meeting Notizen, Aufgaben und Fragen in unserem Projektmanagement Tool Jira dokumentiert, verteilt und terminiert hast -> hierbei übernimmst Du in Meetings die Rolle, abzufragen wenn nicht klar ist: Wer macht Was bis Wann? 😉
• Du bereitest Meetings mit den Teams vor, sodass alle Daten vollständig sind, die Agenda klar ist und welche Entscheidungen von mir benötigt werden, und dass alle Informationen dafür in Entscheidungsvorlagen für mich schnell zu erfassen sind.

🎯 Projektmanagement & bereichsübergreifende Umsetzung:

Du hilfst mir bei der Planung, Koordination & Umsetzung von teamübergreifenden Projekten, dass diese das richtige Staffing, realistisch viel Ressourcen und Zeit bekommen und so im Zeitplan erfolgreich umgesetzt werden.

1. Ad-hoc Ownership: Noch nie eine ISO Zertifizierung begleitet? Kein Problem, Du stürtzt Dich rein und führst das Projekt zum Erfolg.
2. Innovation & Transformation: Du hinterfragst unsere bestehende Strukturen und Prozesse mit einer wertschätzenden Haltung und State-of-the-Art Methoden im Blick, sodass Du kontinuierliche Verbesserungen vorantreibst und mit dem Team gemeinsam umsetzt. 🔄
3. 🤖 Operational AI-Enablement: ChatGPT kann jeder 💁 Du guckst wo in unseren operativen Prozessen AI noch effektiver als Entlastung und für Effizienzhebel eingesetzt werden, wo wir CustomGPTs aufsetzen können und organisierst Dir eigenständig die Ressourcen, um diese dann in die Praxis umzusetzen.

♟️ Strategische Steuerung & Priorisierung

Du übersetzt meine Vision in umsetzbare, bereichsübergreifende Initiativen und sorgst dafür, dass strategische Ziele mit Hilfe einer Quartalsplanung & Weekly Check-ins dazu konsequent verfolgt werden.

1. 💡Du kannst Komplexität in allen Unternehmensbereichen strukturieren und auf das Wesentliche runterbrechen, dadurch Überblicke für mich erstellen und vorausschauend Hürden in der Umsetzung aus dem Weg räumen.
2. 💻 Data Quality & Controlling: Du sorgst dafür, dass firmenweit alle wichtigen Daten (unser Gold) vollständig und aktuell sind, und überprüfst Sie auf Sinnhaftigkeit und Zusammenhang.
3. 📊 Business Intelligence & Reporting: Du analysierst Umsatz- und operative KPIs, konsolidierst diese in Reportings für mich, identifizierst die Ursachen-Wirkung Beziehung von Initiativen, deren Chancen und Risiken, und leitest klare, strategische Empfehlungen für meine Entscheidungen ab.
4. 📡 Analyse & Insights: Du hast unsere Kundenbedürfnisse, unseren Markt und Wettbewerber, sowie technoligische Neuentwicklungen stetig im Blick, und bereitest diese Insights regelmäßig als Wissen-Nuggest für mich und den Rest des Teams auf. Du leitest davon ab, wie wir unsere Positionierung und Vermarktungsstrategien anpassen müssten.

🎙️ Executive Communication:

• Du koordinierst notwendige Informationen, Reportings oder KPIs mit allen Teams, damit Du & das Team für mich Entscheidungvorlagen erstellen und klare Botschaften/Präsentationen für interne oder externe Zwecke formulieren kannst
• LinkedIn & Anfragen Management: LinkedIn Nachrichten aussortieren und beantworten, Speakeranfragen & Eventteilnahmen koordinieren.

✈️ Du nimmst mir organisatorische und administrativ Tätigekeiten ab:

• Reise- & Terminorganisation : Zug- und Flugbuchungen, Kalendermanagement, Hotelkoordination, Reise-Belegbuchhaltung.
• Gelegentliche Anliegen: Du hast kein Problem, den Reifenwechsel meines Autos zu organisieren (das Auto hin/zurück zu fahren) , Dinge rund um das Büro mit unserer Kollegin zu überlegen und umzusetzen, Dinge zur Post zu bringen, oder mir mal etwas zum Mittagessen zu organisieren.

Qualifikation

Wir suchen Teamplayer mit Drive, Herz und Humor

• Du bist extrem organisiert, präzise und arbeitest strukturiert – auch wenn es mal schnell gehen muss verlierst Du nicht den Überblick oder die Ruhe.
• Du denkst vorausschauend und lösungsorientiert und erkennst eigenständig , wo Aufgaben liegen, priorisierst sie strategisch und sorgst dafür, dass ich den Kopf frei habe.
• Du liebst To-Do-Listen, Ordnung und klare Abläufe, gleichzeitig packst Du an und kannst die Dinge auch umsetzen, dabei kommt Du mit 80:20 & better done than perfect Mentalität zum Ziel und verlierst Dich nicht in Perfektion. 😉
• Du bist neugierig und hast Lust Dich regelmäßig neuen Herausforderungen zu stellen, kurzfristige ad-hoc Änderungen in der Priorisierung stören Dich nicht, Du reagierst flexibel drauf und organisiert und strukturierst Dich schnell um.
• Durch Deinen Gestaltungswille , Deine Resilienz und gesamtheitlichen Realismus, sowie Dein kritisches, analytisches Denken findest Du Lösungen, die sich auch in die Praxis umsetzen lassen
• Du bist mutig und traust Dich, mir eigene Ideen vorzustellen, mir mit wertschätzender aber ehrlicher und direkter Haltung zu sagen, wenn Du anderer Meinung bist oder Dinge unklar sind, der Sache halber.
• Du hast ein hohes Verantwortungsbewusstsein , bist absolut verlässlich, integer und verschwiegen, und kannst Dich in meine Rolle, Sichtweisen und Verantwortung als Unternehmerin reindenken.
• Du bist reflektiert , kennst Deine Stärken und Schwächen, kannst Fehler zugeben und Verantwortung dafür übernehmen, siehst Feedback als Lern-Geschenk, da für Dich Personal Growth eine Lebensphilosophie ist.
• Du kannst über Dich selbst lachen, arbeitest gerne im Team und kannst die Erfahrungen und Kompetenzen anderer anerkennen und wertschätzen.
• Du hast gute Menschenkenntnisse, bist empatisch und kannst Dich dadurch auf verschiedenste Stakeholdern einlassen und optimal auf Englisch und Deutsch kommunizieren, Du bist dabei geduldig und gleichzeitig wertschätzend durchsetzungsstark.
• Du bist ein Digital Native, und absolut sicher im Umgang mit digitalen Tools von MS Office insb. Excel und Powerpoint, CRMs wie Hubspot und Projekt Management Tools wie Jira

🎯 Von Vorteil:

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft – aber auch Quereinsteiger*innen mit Erfahrung sind willkommen!
• Du hast Erfahrung in Projektmanagement, oder warst schon tätig in einer Unternehmensberatung oder in strategischen Projekten
• Du hast Begeisterung und Ideen für mehr Einsatz von KI im Arbeitsalltag

Benefits

🙏 Wertschätzung –

Für uns stehen eine wertschätzende Haltung und rücksichtsvolles Verhalten an erster Stelle.

🤝 Teamzusammenhalt –

Aufgabenbereiche werden nach Stärken zusammengestellt - nur so können wir gemeinsam unser wahres Potenzial als Team entfalten.

🎯 Flache Hierarchien & Gestaltungsfreiraum –

Deine Ideen zählen, kurze Entscheidungswege, regelmäßige Weiterbildungen und Raum für persönliche Entwicklung und Verantwortung.

🏡 Flexibles & mobiles Arbeiten –

Gestalte deinen Arbeitsalltag eigenverantwortlich.

🏢 Schönes Büro in Eppendorf –

Moderne Ausstattung & Top-Anbindung.

🍽️ Happy Office Vibes –

Wöchentliche Team-Lunches & gemeinsame Events, gute Stimmung und jede Menge Kaffee

🚆 Fahrtkostenzuschuss –

Wir unterstützen deine Mobilität mit einem Zuschuss zu deinen Fahrtkosten.

🚴 JobRad –

Bleib flexibel und nachhaltig unterwegs mit unserem JobRad-Leasing-Angebot.

Das könnte passen? Auch wenn nur teilweise?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! 🚀

Bitte lade Deinen CV hoch und wenn Du magst, statt einem Anschreiben, gerne den ein Dokument mit einem Link zu einem kurzen Vorstellungsvideo von Dir 🎥

Mich kannst Du auf Youtube und in Podcast schon vorab kennen lernen 🙃

Frohe Weihnachten & einen guten Rutsch ins neue Jahr! 🎄✨