Sekretär:in Senior (all genders) - Interdisziplinären Klinik für Stammzelltransplantation

Das macht die Position aus

Die Schwerpunkte der Interdisziplinären Klinik und Poliklinik für Stammzelltransplantation am UKE liegen im Bereich der allogenen Stammzelltransplantation und Zelltherapie für Krebserkrankungen und andere Krankheiten des blutbildenden Systems sowie Autoimmunerkrankungen. Mit ca. 200 allogenen Stammzelltransplantationen im Jahr ist die Klinik die größte Einrichtung in Deutschland und eine der größten in Europa. Die Klinik führt zudem die meisten autologen Stammzelltransplantationen für Multiple Sklerose in Deutschland durch. Zur Klinik gehören 3 Stationen mit insgesamt 40 Betten, eine Poliklinik mit mehr als 11.000 Kontakte im Jahr, eine Tagesklinik mit mehr als 1300 Behandlungen mit Extrakorporaler Photopherese pro Jahr sowie eine Studienzentrale und Labore für Diagnostik und Forschung. Die Klinik ist nach den höchsten internationalen Qualitätsstandards für Stammzelltransplantation und Zelltherapie (JACIE) akkreditiert.

• Koordination der Aufgaben der Leitung und der zugeordneten Bereiche inklusive Weiterleitung sämtlicher eingehender Anfragen (postalisch, per E-Mail und telefonisch) sowie Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung von Wiedervorlagen und Ablageorganisation
• Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr in deutscher und ggf. englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen) sowie Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen nach Vorgabe (Format, Layout und Gestaltung)
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z. B. Personalanträge) sowie Weiterleitung und Überwachung von Mitarbeiteranträgen (z. B. Dienstreisen, IT, Vorteilsnahme)
• Abwicklung von Beschaffungsangelegenheiten (Büromaterial, IT-Beschaffungen)
• Überwachung der etatmäßigen Drittmittel sowie Sicherstellung des Lehrbetriebs, einschließlich Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung
• Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen sowie Koordination von IT-Angelegenheiten (E-Mail-Management, Literatur- und Internetrecherche, Datenpflege und -erfassung)
• Organisation gerichtlicher Gutachtenaufträge sowie Organisation und Abwicklung von Promotionsprüfungen
• Organisation und Betreuung des Einsatzes von Famulant:innen, PJ-Studierenden, Gastärzt:innen und Hospitant:innen sowie Übernahme von Abwesenheitsvertretungen im Sekretariat
• Pflege des Internetauftritts und des QM-Handbuchs (vertretungsweise)

Darauf freuen wir uns

• Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung, Medizinische:r Fachangestellte:r oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Abrechnungskenntnisse
• Büroorganisationskenntnisse
• Datenschutzkenntnisse
• Drittmittelverfahrenskenntnisse
• EDV-Organisationskenntnisse
• Ein sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Personalrechtskenntnisse
• Kenntnisse des Personalwesens
• UKE-Strukturkenntnisse
• Verwaltungsprozesskenntnisse
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und Durchsetzungsvermögen

Immunitätsstatus

Eine Einstellung ist nur möglich, wenn nach den jeweils geltenden (gesetzlichen und medizinischen) Vorgaben gegen das Masernvirus ein vollständiger Immunisierungs- bzw. Immunitätsnachweis vorliegt. Dies ist vor Beschäftigungsbeginn durch entsprechende Unterlagen (z. B. Impfausweis) nachzuweisen.

Das bieten wir

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik „UKE INside“ in berufsgruppen- und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros und in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände