Sachbearbeiter Allgemeine Verwaltung / Verwaltungsfachwirt (m/w/d)

Die Stadt Schenefeld liegt direkt in der Metropolregion Hamburg und bietet dir die Vorteile einer kommunalen Arbeitgeberin mit kurzen Wegen und einem vielseitigen Aufgabenbereich.

Du arbeitest in einer Verwaltung, in der deine Arbeit einen direkten Bezug zum Leben in der Stadt hat – von Veranstaltungen und Städtepartnerschaften bis hin zu Bürgeranliegen und der Weiterentwicklung interner Verwaltungsprozesse.

Im Fachdienst Allgemeine Dienste erwartet dich ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich mit organisatorischen, kommunikativen und projektbezogenen Tätigkeiten.

Du unterstützt die Fachdienstleitung und arbeitest an Themen mit, die für die gesamte Stadtverwaltung relevant sind.

Organisation und Verwaltung

• Unterstützung der Fachdienstleitung
• Mitwirkung bei der Erstellung und Weiterentwicklung von Benutzungsordnungen und Geschäftsverteilungen
• Koordination und Überwachung der Aktualisierung von:
  • Dienst- und Geschäftsanweisungen
  • Verwaltungsgebühren
  • Richtlinien
  • allgemeinen Verfügungen
  • Benutzungshinweisen
  • Hausordnungen
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen der Stadtverwaltung

Prozesse und Digitalisierung

• Mitwirkung bei der Optimierung von Verwaltungsprozessen
• Begleitung von Digitalisierungsprojekten
• Unterstützung bei organisatorischen Untersuchungen
• Entwicklung und Weiterentwicklung effizienter Verwaltungsabläufe

Bürger und Organisationen

• Bearbeitung allgemeiner Eingaben und Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern sowie Organisationen
• Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Eigenständige Bearbeitung und Koordination von Vorgängen

Veranstaltungen und Städtepartnerschaften

Ein besonderer Bestandteil der Stelle ist die Organisation und Begleitung verschiedener stadtweiter Aktivitäten:

• Planung und Durchführung regelmäßiger Veranstaltungen mit stadtweiter Bedeutung
• Begleitung externer Veranstalter aus Sicht der Stadt
• Mitwirkung bei besonderen Veranstaltungen von herausgehobener Bedeutung
• Planung und Durchführung von Maßnahmen zur Förderung der Städtepartnerschaften
• Ansprechpartner/in für alle beteiligten Personen

Stadtarchiv und Ehrenamt

• Sammlung und Strukturierung von archivierungswürdigem Material
• Ansprechpartner/in für Fragen rund um Archivierung
• Betreuung und Unterstützung ehrenamtlich Engagierter im Bereich Stadtchronik und Stadtarchiv
• Planung und Organisation des Ehrenpreises
• Bearbeitung von Anträgen für die Ehrenamtskarte
• Jährliche Abrechnung der Ehrenamtskarten
• Weiterentwicklung des Konzepts zur Förderung des Ehrenamtes

Du verfügst über einen passenden verwaltungsbezogenen, kaufmännischen oder juristischen Hintergrund.

Du erfüllst eine der folgenden Voraussetzungen:

Verwaltungsfachwirt/in

• Erfolgreich abgeschlossener 2. Angestelltenlehrgang bzw. Qualifikation als Verwaltungsfachwirt/in

oder

B.A. Public Administration

• Erfolgreiche Laufbahnprüfung für die 2. Laufbahngruppe, 1. Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Verwaltung

oder

Vergleichbare Qualifikation

• Abgeschlossenes Bachelor- oder FH-Studium im kaufmännischen oder juristischen Bereich
• Oder ein anderer Studienabschluss mit einschlägiger Erfahrung in den genannten Aufgabenbereichen

Was dich persönlich auszeichnet

• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Empathie im Umgang mit Menschen
• Sicheres und souveränes Auftreten
• Durchsetzungsvermögen und Verhandlungsgeschick
• Kooperationsfähigkeit und Konfliktstärke
• Freude an organisatorischen und abwechslungsreichen Aufgaben
• Sehr sorgfältige Arbeitsweise, insbesondere bei rechtlichen und verwaltungsbezogenen Themen
• Sicherer Umgang mit IT-gestützten Anwendungen und Programmen
• Ausgeprägtes Organisationstalent
• Fähigkeit, Aufgaben selbstständig, strukturiert und zuverlässig zu bearbeiten
• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten