Workplace Manager & Assistenz (all genders)

Du kannst Office-Abläufe strukturieren, verstehst es, Bedarfe frühzeitig zu erkennen, und hältst mit deinem Organisationstalent, deiner Professionalität und Serviceorientierung den gesamten Workplace‑Bereich am Laufen? Du bist Expert:in darin, Ordnung, Transparenz und reibungslose Prozesse zu schaffen? Wenn du in einer dynamischen Umgebung Verantwortung übernehmen, Strukturen weiterentwickeln und ein zentraler Anlaufpunkt für Kolleg:innen, Gäste und das Management sein möchtest, bist du bei uns genau richtig.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine:n motivierte:n und engagierte:n Workplace Manager & Assistenz (all genders) in Hamburg.

Aufgaben

• Du stellst sicher, dass die interne Büro-Organisation, der Empfang und die Office-Abläufe jederzeit strukturiert, freundlich und reibungslos funktionieren und entwickelst unsere Büroabläufe stetig weiter
• Du koordinierst externe Dienstleister (z. B. Facility, Catering, Reinigung)
• Du übernimmst das professionelle Vertrags‑ und Dokumentenmanagement, strukturierst Ablagen und pflegst klare, transparente Dokumentationen.
• Du unterstützt bei der Organisation interner Veranstaltungen oder Team-Events
• Du koordinierst gemeinsam mit dem Team den Empfangsbereich und supportest bei Bedarf in der Betreuung von Gästen und Meetings vor Ort
• Du übernimmst ausgewählte Assistenzaufgaben für die Geschäftsführung, z. B. Terminorganisation, Buchung von Geschäftsreisen, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft.

Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Office Management, Hotelfach, Veranstaltungsmanagement oder vergleichbar).
• Du verfügst über erste Erfahrung in Assistenz, Office Management, Administration oder Empfang.
• Du hast Erfahrung im Umgang mit Verträgen oder administrativen Dokumentationsprozessen.
• Du arbeitest sehr strukturiert und besitzt starke organisatorische Fähigkeiten.
• Du bringst ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke mit.
• Du beherrschst MS Office oder vergleichbare Tools souverän.
• Du handelst verlässlich, diskret und professionell.
• Du schaffst gerne Strukturen und organisierst Prozesse.
• Du sprichst fließend Deutsch und gutes Englisch.

Benefits

• Job in Vollzeit oder Teilzeit (mindestens 35 h/Woche, an 5 Tagen pro Woche)
• Flexible Arbeitszeiten und nach Absprache gelegentliche Home-Office-Möglichkeit
• Offene und teamorientierte Unternehmenskultur
• Wertschätzung deiner Ideen
• Zuschuss für ÖPNV und Bikeleasing-Option
• Zuschuss für deine Urban Sportclub Membership
• Wöchentliches gemeinsames Frühstück / Lunch
• Wenn du willst: Einstieg in unsere Hamburger Band (Schlagzeuger:in gesucht)

Wir wollen einen positiven Impact auf unsere Erde haben. Deshalb streben wir danach, auf nachhaltige Weise Wert für alle Interessengruppen zu schaffen und berücksichtigen dabei Klima, Ethik und Qualität. 2021 haben wir uns entschieden, eine Benefit Corporation zu werden, um unser langfristiges Engagement für den Schutz der Prinzipien und Werte, die unser Handeln leiten, zu unterstreichen.

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