Office Manager (All Genders)

Über uns

Bei ahead bauen wir die Snackmarke für eine neue Generation – für Menschen, die Schokolade, Cookies & Gummies lieben, aber nicht die Auswirkungen von Zucker auf ihren Körper.
Mit modernster Food-Tech erfinden wir beliebte Klassiker aus der Kindheit neu: ohne zugesetzten Zucker, ohne leere Kohlenhydrate – dafür mit vollem Geschmack, besseren Zutaten und null Kompromissen.
Das Ergebnis? Alltäglicher Genuss, der wirklich zu deinem Lifestyle passt.
Unser Ziel: Low Sugar zum neuen Standard machen. Und wieder Spaß daran haben.
Wir wachsen rasant, expandieren europaweit und suchen smarte, motivierte und neugierige Talente, die mit uns etwas bewegen wollen.
Wenn du bereit bist, die Art und Weise zu verändern, wie Millionen von Menschen snacken – nachhaltig und für immer – dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

DU & AHEAD

Bist du ein Organisationstalent, das Struktur liebt, dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft, und ein Gespür dafür hat, einladende Arbeitsräume zu schaffen? Als Office Manager (alle Geschlechter) bist du das Rückgrat unseres täglichen Office-Lebens und trägst dazu bei, unseren Arbeitsplatz zu einem Ort zu machen, an dem Menschen wirklich gerne sind.

Von der Sicherstellung einer optimalen Büroausstattung über die Koordination von Dienstleistern bis hin zur Gestaltung wertvoller Team-Momente spielst du eine zentrale Rolle dabei, dass bei ahead im Hintergrund alles reibungslos funktioniert. In enger Zusammenarbeit mit unseren Teams unterstützt du eine positive Bürokultur und einen nahtlosen Tagesablauf.

Klingt das nach deiner Rolle? Dann freuen wir uns darauf, von dir zu hören!

DEINE AUFGABEN

• Office Operations & Organisation: Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags – von der Verwaltung von Büromaterialien und Getränken über die Postbearbeitung bis hin zur Wartung der Büroausstattung

• Administrative Unterstützung & Dienstleisterkoordination: Organisation von Dokumenten, Pflege aktueller Ablagesysteme und Koordination externer Dienstleister, um effiziente und unkomplizierte Abläufe zu gewährleisten

• Büro-Sauberkeit & Ordnung: Sicherstellen, dass das Büro stets ordentlich, organisiert und einladend ist – sei es durch freundliche Erinnerungen an das Team oder indem du selbst mit anpackst

• Empfang & Gästebetreuung: Freundliche erste Anlaufstelle im Büro sein und dafür sorgen, dass Gäste, Partner und Teammitglieder sich willkommen und gut betreut fühlen

• Interne Kommunikation & Events: Gestaltung und Organisation von Firmenevents und Team-Momenten, die den Zusammenhalt und die Unternehmenskultur fördern, sowie Unterstützung einer reibungslosen teamübergreifenden Kommunikation

• Office-Weiterentwicklung: Verantwortung für die Beschaffung und Verwaltung von Non-Food-Produkten (z. B. Büromöbel, Telefonboxen, Merchandise), um das Office-Setup und -Erlebnis kontinuierlich zu verbessern

DEINE SKILLS

• Office- & Hospitality-Erfahrung: 2–3 Jahre Erfahrung im Office Management in schnelllebigen Umfeldern. Ein Hintergrund im Hospitality-Bereich oder in anderen gästeorientierten Rollen ist ein Plus

• Organisationstalent mit Multitasking-Fähigkeiten: Ob Büromaterial, Postmanagement oder die Koordination von Dienstleistern – du jonglierst mühelos mehrere Aufgaben gleichzeitig und bleibst auch in stressigen Situationen strukturiert und effizient

• Kommunikationsprofi: Mit deinen sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen baust du Beziehungen auf und schaffst eine positive Atmosphäre – ob beim Empfang von Gästen oder in der Zusammenarbeit mit dem Team

• Detailorientiert: Dein ausgeprägter Blick fürs Detail stellt sicher, dass alles perfekt organisiert ist – von Dokumenten bis hin zur Büroordnung

• Kreative Eventplanung: Mit deinen frischen Ideen wird jedes Firmenevent oder jede Teambuilding-Aktivität zu einem unvergesslichen Highlight für das gesamte Team

• Proaktiv & flexibel: Du denkst voraus, ergreifst Initiative und passt dich schnell neuen Herausforderungen an. Du übernimmst gerne die volle Verantwortung für Themen und Aufgaben, treibst sie von Anfang bis Ende voran und setzt eigenständig sinnvolle Verbesserungen um

  Was dein Profil abrundet:

• Eine proaktive Denkweise und ein verantwortungsbewusster Ansatz, mit einem Blick dafür, was das Team voranbringt

• Sichere Kommunikation auf Englisch und Deutsch sowie die Fähigkeit, offen und klar teamübergreifend zusammenzuarbeiten

• Wohlfühlen in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld mit sich entwickelnden Prozessen – diese Rolle ist ideal für Menschen, die Veränderung, Flexibilität und den Aufbau von Strukturen schätzen, anstatt in stark vorstrukturierten Prozessen und Set-ups zu arbeiten

UND WARUM JETZT ZU AHEAD?

Bei ahead zu arbeiten ist mehr als nur ein Job – es ist deine Chance, dich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln und gleichzeitig die Zukunft des Snackings mitzugestalten. Unsere Mission ist es, Low Sugar zum neuen Standard zu machen – und genau diesen Anspruch stecken wir in jedes Produkt, das wir entwickeln. Du wirst Teil eines Teams, in dem internationales Talent, Startup-Mentalität, echter Impact und echte Verantwortung zusammenkommen.

• Hypergrowth-Umfeld: Wenn du nach einer echten Greenfield-Umgebung, kreativer Freiheit und spürbarem Impact suchst, bist du bei uns richtig. Wir wachsen schnell – und mit Sinn
• Großartiger Arbeitsplatz: Ein zentral gelegenes Büro im Herzen Hamburgs, nahe der Alster, top ausgestattet (MacBook), mit Snacks, Drinks, vielen ahead-Produkten – und ja, auch einem Ping-Pong-Tisch. Wir sind außerdem hundefreundlich, du kannst also jederzeit deinen vierbeinigen Freund mitbringen
• Tolles Team: Jung, international, ambitioniert – ein inspirierendes Team, das zusammenarbeitet, sich gegenseitig unterstützt und wirklich gerne gemeinsam arbeitet
• Karriereentwicklung: Entwickle dich durch bereichsübergreifende Projekte, strukturierte Feedbackzyklen und eine steile Lernkurve in einem dynamischen, wachstumsstarken Umfeld weiter. Wir bieten ein faires, attraktives Gehalt mit rollenabhängigen Bonusmöglichkeiten
• Attraktive Benefits: Snacks, Drinks und ahead-Merch – wir sorgen für deine Versorgung. Zusätzlich erhältst du ein monatliches Budget von 50 €, das du frei nutzen kannst: Urban Sports Club, Mobilitätsoptionen oder Gutscheine deiner Lieblingsmarken (IKEA, MediaMarkt, Lego und mehr)
• Urlaubstage : Genieße 28 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage am 24. Dezember (Heiligabend) und 31. Dezember (Silvester)
• Events & Offsites: Regelmäßige After-Work-Hangouts und legendäre jährliche Team-Offsites, die du nicht vergessen wirst

Diese Rolle ist eine 40-Stunden-Stelle vor Ort, an fünf Tagen pro Woche, mit Sitz in unserem Hamburger Büro. Wenn diese Rolle mit dir resoniert, kannst du gerne in die nächsten Schritte einsteigen, wie unten beschrieben!

LUST, DABEI ZU SEIN?

Cool? Dann nichts wie los!
So sieht der Bewerbungsprozess aus:

1. Schick uns deinen Lebenslauf und deine Motivation, warum du Teil des ahead-Teams werden willst.
2. Wir werden uns so schnell wie möglich bei dir melden und ein Interview vereinbaren.
3. Nach dem Kennenlernen wirst du einen Case bearbeiten, um einen Eindruck von deinen Aufgaben zu bekommen. Wenn beide Seiten zufrieden sind, kannst du asap loslegen!
4. Schreib uns einfach für einen Austausch, wir freuen uns!

Disclaimer

ahead GmbH ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und sich dafür einsetzt, gleiche Beschäftigungsmöglichkeiten unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Abstammung, Religion, Geschlecht, Nationalität, sexueller Orientierung, Alter, Staatsbürgerschaft, Familienstand, Behinderung oder Geschlechtsidentität zu bieten.