Projekt- und Teamassistenz (m/w/d) Hoch- und Infrastrukturbau
IHR AUFGABENFELD
- Organisation des Büroalltags mit Korrespondenz, Post und Telefon sowie Termin-, Reise- und Besprechungsmanagement für Bereichs-, Projekt- und Bauleitung
- Ansprechperson für interne und externe Projektbeteiligte, Nachunternehmer und Lieferanten
- Unterstützung bei der Prüfung nach Nachverfolgung von Eingangsrechnungen der Lieferanten und Nachunternehmer sowie Zuarbeit bei der Rechnungsstellung (z.B. Aufmaßerstellung, Übersichtslisten, Dokumentenbearbeitung)
- Verwalten von Verträgen sowie Versicherungs- und Nachweisdokumenten und Führung der Projektakten
- Fristen-, Wiedervorlage- und Dokumentenmanagement in DocuWare, Sharepoint und Teams
- Erstellung von Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen, Berichten und Auswertungen sowie Protokollführung bei Bau- und Projektbesprechungen
- Organisation von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei personalbezogenen Aufgaben wie Onboarding, Zeiterfassung und der Organisation von Unterkünften für auswärtiges Baustellenpersonal
- Bestellwesen und Beschaffung von Büro- und Baustellenmaterial
IHR PROFIL
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder Industriekauffrau/-mann (m/w/d), oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Team-, Projekt- oder Büroassistenz; Erfahrung in einem Bauunternehmen, Planungs- oder Ingenieurbüro ist von Vorteil
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365
- Sicherer Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen wie DocuWare oder Sharepoint von Vorteil
- Grundkenntnis kaufmännischer Abläufe wie Rechnungsbearbeitung, Bestellwesen und Reisekostenabrechnung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
WAS WIR IHNEN BIETEN
- HEGEMANN-REINERS Vorsorgeleistungen:
- Betriebliche Krankenzusatzversicherung ohne Zuzahlung inkl. Gesundheitsbudget in Höhe von 300,-€ bis zu 900,-€ für ein umfangreiches Leistungsangebot
- Berufsunfähigkeitsversicherung ohne Gesundheitsprüfung
- Betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. EGYM WELLPASS
- Betriebliche Altersvorsorge
- Beteiligungsprogramme für Mitarbeitende: Prämiertes Vorschlagswesen sowie "Mitarbeitende werben Mitarbeitende" u.v.m.
- Firmenrad-Leasing mit Company Bike
- Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung
- Corporate Benefits
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